एक्सेल में कैलकुलेशन कैसे करें. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में कैलकुलेशन कैसे करें. सापेक्ष और निरपेक्ष संदर्भ

फ़ॉर्मूला बार कॉलम शीर्षकों के ऊपर स्थित एक विशेष पंक्ति है और फ़ॉर्मूले और अन्य जानकारी दर्ज करने और संपादित करने के लिए बनाई गई है। सूत्र पट्टी का एक टुकड़ा चित्र 3.4 में दिखाया गया है।

चित्र 3.4 - फॉर्मूला बार

फॉर्मूला बार में दो मुख्य भाग होते हैं: पता बार, जो बाईं ओर स्थित है, और जानकारी दर्ज करने और प्रदर्शित करने के लिए लाइन। चित्र 3.4 में, अंतिम उपयोग किए गए फ़ंक्शन का नाम (इस मामले में, योग गणना फ़ंक्शन) पता बार में प्रदर्शित होता है, और सूत्र "=A1+5" सूचना प्रविष्टि और डिस्प्ले लाइन में प्रदर्शित होता है।

पता पंक्ति को चयनित सेल या सेल की श्रेणी का पता प्रदर्शित करने के साथ-साथ कीबोर्ड से आवश्यक पते दर्ज करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। हालाँकि, जब आप कक्षों के समूह का चयन करते हैं, तो पता बार उसके ऊपरी बाएँ कोने में स्थित श्रेणी के केवल पहले कक्ष का पता दिखाएगा।

Excel 2007 स्प्रेडशीट संपादक में, आप "फ़ॉर्मूला" डेटा प्रकार का उपयोग करके गणनाओं को पूरी तरह से स्वचालित कर सकते हैं। फॉर्मूला एक्सेल 2007 का एक विशेष उपकरण है जो गणना, गणना और डेटा विश्लेषण के लिए डिज़ाइन किया गया है।

सूत्र "=" चिह्न से शुरू होता है, उसके बाद ऑपरेंड और ऑपरेटर आते हैं। सूची अंकगणितीय आपरेटरतालिका 3.1 में दिया गया है। एक्सेल फ़ार्मुलों की गणना करते समय संचालन की प्राथमिकता इस प्रकार है:

− दूरसंचार ऑपरेटर (पहले प्रदर्शन किया);

− ऑपरेटर प्रतिशत;

− यूनरी माइनस;

− घातांक संचालिका;

− गुणा और भाग संचालक;

− जोड़ और घटाव ऑपरेटर (अंतिम)। तालिका 3.1 - एक्सेल में ऑपरेटरों को इंगित करने के लिए प्रतीक

एक्सेल फ़ार्मुलों में ब्रैकेट, बीजगणितीय दृष्टिकोण से, अभिव्यक्ति के किसी विशेष भाग की गणना की प्राथमिकता को इंगित करने की सामान्य भूमिका निभाते हैं। उदाहरण के लिए:

= 10*4+4^2 परिणाम 56 देता है

= 10*(4+4^2) परिणाम 200 देता है

यूनरी माइनस निर्दिष्ट करते समय कोष्ठक लगाते समय विशेष सावधानी बरतनी चाहिए। उदाहरण के लिए: = -10^2 परिणाम 100 देता है, और =-(10^2) परिणाम -100 देता है; - 1^2+1^2 परिणाम 2 देता है, और 1^2-1^2 परिणाम 0 देता है।

यदि सूत्र की गणना सही ढंग से नहीं की जा सकती है, तो एक्सेल अपेक्षित परिणाम के बजाय सेल में एक त्रुटि कोड प्रदर्शित करता है (तालिका 3.2)।

तालिका 3.2 - सूत्रों की गणना करते समय त्रुटि संदेश

एक्सेल में कार्य

आप Excel 2007 में विशेष अंतर्निहित फ़ंक्शंस का उपयोग करके कई प्रकार की गणनाएँ भी कर सकते हैं। फ़ंक्शन मूल रूप से एक्सेल प्रोग्राम में बनाई और एम्बेड की गई एक प्रक्रिया है जो एक निश्चित क्रम में दिए गए तर्कों के आधार पर गणना करता है।

प्रत्येक फ़ंक्शन में निम्नलिखित तत्व शामिल होने चाहिए: नाम या शीर्षक (नामों के उदाहरण - SUM, AVERAGE, COUNT, MAX, आदि), साथ ही एक तर्क (या कई तर्क), जो फ़ंक्शन नाम के तुरंत बाद कोष्ठक में निर्दिष्ट होता है। फ़ंक्शन तर्क संख्याएं, लिंक, सूत्र, पाठ, हो सकते हैं तार्किक मूल्यआदि.. यदि तर्क है

फ़ंक्शन में कई घटक होते हैं, उन्हें अल्पविराम द्वारा अलग किया जाता है। यदि किसी फ़ंक्शन में कोई तर्क नहीं है, उदाहरण के लिए, PI() फ़ंक्शन, तो कोष्ठक के अंदर कुछ भी निर्दिष्ट नहीं किया गया है। कोष्ठक आपको यह परिभाषित करने की अनुमति देते हैं कि तर्क सूची कहाँ से शुरू और समाप्त होती है। आप फ़ंक्शन नाम और कोष्ठक के बीच कुछ भी सम्मिलित नहीं कर सकते। इसलिए, किसी फ़ंक्शन को घात तक बढ़ाने का प्रतीक तर्क लिखने के बाद दिया जाता है। उदाहरण के लिए, SIN(A1)^3. यदि किसी फ़ंक्शन को लिखने के नियमों का उल्लंघन किया जाता है, तो एक्सेल एक संदेश प्रदर्शित करता है जिसमें कहा गया है कि सूत्र में कोई त्रुटि है।

आप फ़ंक्शंस को मैन्युअल रूप से या दर्ज कर सकते हैं स्वचालित मोड. बाद वाले मामले में, फ़ंक्शन विज़ार्ड का उपयोग करें, जो बटन से खुलता है फ़ंक्शन सम्मिलित करें, जो फॉर्मूला टैब पर Excel 2007 रिबन पर स्थित है।

उपयोग में आसानी के लिए कार्यक्रम में उपलब्ध सभी कार्यों को श्रेणियों में बांटा गया है। श्रेणी को श्रेणी ड्रॉप-डाउन सूची से चुना जाता है, और इस श्रेणी में शामिल कार्यों की एक सूची विंडो के नीचे प्रदर्शित होती है। यदि आप आवश्यक फ़ंक्शन का चयन करते हैं और ओके बटन दबाते हैं, तो एक विंडो खुलेगी (इसकी सामग्री विशिष्ट फ़ंक्शन पर निर्भर करती है) जिसमें फ़ंक्शन तर्क इंगित किए गए हैं।

में इंजीनियरिंग गणनात्रिकोणमितीय फ़ंक्शंस का अक्सर उपयोग किया जाता है। कृपया ध्यान दें कि त्रिकोणमितीय फ़ंक्शन का तर्क रेडियन में निर्दिष्ट होना चाहिए। इसलिए, यदि तर्क डिग्री में दिया गया है, तो उसे रेडियन में परिवर्तित किया जाना चाहिए। इसे या तो रूपांतरण सूत्र "=A1*PI()/180" के माध्यम से कार्यान्वित किया जा सकता है (यह मानते हुए कि तर्क सेल में पता A1 के साथ लिखा गया है), या RADIANS(A1) फ़ंक्शन का उपयोग करके।

उदाहरण। एक्सेल फॉर्मूला लिखें = - for2 + कैलकुलेशन3 1+e फ़ंक्शन tg 3 (5 2 ) b।

यह मानते हुए कि x मान डिग्री में है और सेल A1 में लिखा गया है, और b मान सेल B1 में है, एक्सेल सेल में सूत्र इस तरह दिखेगा:

=(- (बी1^2) + (1+एक्सपी(बी1))^(1/3)) /TAN(5*रेडियंस(ए1)^2) ^3

सापेक्ष और निरपेक्ष सेल पते

में रजिस्टर करने के लिए एक्सेल सूत्रस्थिरांक के लिए निरपेक्ष सेल एड्रेसिंग का उपयोग किया जाना चाहिए। इस स्थिति में, सूत्र को किसी अन्य सेल में कॉपी करते समय, स्थिरांक वाले सेल का पता नहीं बदलेगा। सूत्र में सेल B2 के सापेक्ष पते को पूर्ण $B$2 में बदलने के लिए, आपको क्रमिक रूप से F4 कुंजी दबानी होगी, या मैन्युअल रूप से डॉलर प्रतीकों को जोड़ना होगा। मिश्रित सेल पते (बी$2 और $बी2) भी हैं। युक्त सूत्र की प्रतिलिपि बनाते समय

मिश्रित पते, पते का केवल वह भाग जो निश्चित नहीं है (बाईं ओर $ चिह्न के साथ) बदला जाता है।

जब आप किसी सूत्र को किसी पंक्ति के निकटवर्ती सेल में कॉपी करते हैं, तो संबंधित लिंक पते में अक्षर घटक बदल जाता है। उदाहरण के लिए, लिंक A3 को लिंक B3 से बदल दिया जाएगा, लेकिन लाइन के साथ कॉपी करने पर मिश्रित पता $A1 नहीं बदलेगा। तदनुसार, जब किसी सूत्र को संबंधित लिंक पते के कॉलम में आसन्न सेल में कॉपी किया जाता है, तो डिजिटल घटक बदल जाता है। उदाहरण के लिए, लिंक A1 को लिंक A2 से बदल दिया जाएगा, लेकिन मिश्रित पता A$1 कॉलम के साथ कॉपी करने पर नहीं बदलेगा।

चार्ट बनाना

एक्सेल में, चार्ट शब्द किसी को भी संदर्भित करता है सचित्र प्रदर्शनसंख्यात्मक डेटा। चार्ट डेटा श्रृंखला के आधार पर बनाए जाते हैं - एक पंक्ति या स्तंभ के भीतर डेटा वाले कक्षों का एक समूह। आप एक चार्ट पर एकाधिक डेटा श्रृंखला प्रदर्शित कर सकते हैं।

चार्ट बनाने का सबसे आसान तरीका इस प्रकार है: एक या अधिक डेटा श्रृंखला का चयन करें, और एक्सेल रिबन के इन्सर्ट टैब के चार्ट समूह में, वांछित चार्ट प्रकार का चयन करें। आरेख को कार्यपुस्तिका की वर्तमान शीट पर रखा जाएगा। यदि आवश्यक हो, तो इसे कमांड का उपयोग करके दूसरी शीट में स्थानांतरित किया जा सकता है चार्ट ले जाएँटैब आरेखों के साथ काम करने के लिए डिज़ाइनर।टैब का उपयोग करना लेआउट आरेखों के साथ कार्य करना

आप चार्ट का स्वरूप बदल सकते हैं: चार्ट का शीर्षक, अक्ष, फ़ॉन्ट बदलें आदि जोड़ें। यदि आवश्यक हो, तो आप कैप्शन बदल सकते हैं क्षैतिज अक्ष. इस प्रयोजन के लिए में संदर्भ मेनूआरेख का चयन किया जाना चाहिए

मांडू डेटा का चयन करें और डायलॉग बॉक्स मेंडेटा स्रोत का चयन करना (चित्र।

टिप 3.5) क्षैतिज अक्ष के लेबल बदलें।

चित्र 3.5 - एक्स अक्ष पर डेटा बदलने के लिए विंडो

कार्यक्रम Microsoft Excelयह न केवल एक बड़ी तालिका है, बल्कि कई कार्यों और क्षमताओं वाला एक अत्याधुनिक कैलकुलेटर भी है। इस पाठ में हम सीखेंगे कि इसे इसके इच्छित उद्देश्य के लिए कैसे उपयोग किया जाए।

एक्सेल में सभी गणनाओं को सूत्र कहा जाता है, और वे सभी एक समान चिह्न (=) से शुरू होते हैं।

उदाहरण के लिए, मैं 3+2 का योग निकालना चाहता हूं। यदि मैं किसी भी सेल पर क्लिक करूं और उसके अंदर 3+2 टाइप करूं और फिर कीबोर्ड पर एंटर बटन दबाऊं, तो कुछ भी गणना नहीं की जाएगी - सेल में 3+2 लिखा होगा। लेकिन अगर मैं =3+2 टाइप करूं और एंटर दबाऊं, तो हर चीज की गणना की जाएगी और परिणाम दिखाया जाएगा।

दो नियम याद रखें:

एक्सेल में सभी गणनाएँ = चिन्ह से शुरू होती हैं

फॉर्मूला डालने के बाद आपको कीबोर्ड पर एंटर बटन दबाना होगा

और अब उन संकेतों के बारे में जिनसे हम गिनेंगे। इन्हें अंकगणितीय ऑपरेटर भी कहा जाता है:

जोड़ना

घटाव

* गुणन

/ विभाजन। वहीं दूसरी ओर एक छड़ी भी झुकी हुई है. तो ये हमें शोभा नहीं देता.

^ घातांक। उदाहरण के लिए, 3^2 को तीन वर्ग (दूसरी घात तक) के रूप में पढ़ा जाता है।

% प्रतिशत. यदि हम किसी संख्या के बाद यह चिन्ह लगाएं तो वह 100 से विभाज्य होती है। उदाहरण के लिए, 5% 0.05 होगा।
इस चिन्ह का उपयोग करके आप ब्याज की गणना कर सकते हैं। यदि हमें बीस में से पांच प्रतिशत की गणना करने की आवश्यकता है, तो सूत्र इस तरह दिखेगा: =20*5%

ये सभी अक्षर कीबोर्ड पर या तो शीर्ष पर (अक्षरों के ऊपर, संख्याओं के साथ) या दाईं ओर (बटनों के एक अलग ब्लॉक में) हैं।

कीबोर्ड के शीर्ष पर अक्षरों को प्रिंट करने के लिए, आपको Shift लेबल वाले बटन को दबाकर रखना होगा और इसके साथ ही वांछित अक्षर वाले बटन को दबाना होगा।

अब आइए गिनने का प्रयास करें। मान लीजिए कि हमें संख्या 122596 को संख्या 14830 के साथ जोड़ना है। ऐसा करने के लिए, किसी भी सेल पर बायाँ-क्लिक करें। जैसा कि मैंने पहले ही कहा, एक्सेल में सभी गणनाएँ "=" चिह्न से शुरू होती हैं। इसका मतलब है कि सेल में आपको =122596+14830 प्रिंट करना होगा

और उत्तर पाने के लिए आपको कीबोर्ड पर एंटर बटन दबाना होगा। जिसके बाद सेल में कोई सूत्र नहीं, बल्कि एक परिणाम होगा।

अब Excel में इस शीर्ष फ़ील्ड पर ध्यान दें:

यह "फॉर्मूला बार" है. हमें अपने सूत्रों की जांच करने और बदलने के लिए इसकी आवश्यकता है।

उदाहरण के लिए, उस सेल पर क्लिक करें जिसमें हमने अभी राशि की गणना की है।

और फ़ॉर्मूला बार को देखें. यह बिल्कुल दिखाएगा कि हमें यह मूल्य कैसे मिला।

अर्थात्, सूत्र पट्टी में हम स्वयं संख्या नहीं, बल्कि वह सूत्र देखते हैं जिससे यह संख्या प्राप्त की गई थी।

किसी अन्य सेल में संख्या 5 टाइप करने और कीबोर्ड पर एंटर दबाने का प्रयास करें। फिर उस सेल पर क्लिक करें और फॉर्मूला बार में देखें।

चूँकि हमने केवल इस संख्या को मुद्रित किया है और किसी सूत्र का उपयोग करके इसकी गणना नहीं की है, इसलिए यह केवल सूत्र पट्टी में होगी।

सही गिनती कैसे करें

लेकिन, एक नियम के रूप में, "गिनती" की इस पद्धति का उपयोग इतनी बार नहीं किया जाता है। एक और अधिक उन्नत विकल्प है.

मान लीजिए कि हमारे पास इस तरह की एक तालिका है:

मैं पहली स्थिति "पनीर" से शुरू करूँगा। मैं सेल डी2 में क्लिक करता हूं और बराबर टाइप करता हूं।

फिर मैं सेल बी2 पर क्लिक करता हूं, क्योंकि मुझे इसके मान को सी2 से गुणा करना होगा।

मैं गुणन चिह्न * टाइप करता हूं।

अब मैं सेल C2 पर क्लिक करता हूं।

और अंत में, मैं कीबोर्ड पर एंटर बटन दबाता हूं। सभी! सेल डी2 वांछित परिणाम देता है।

इस सेल (D2) पर क्लिक करके और फॉर्मूला बार में देखकर, आप देख सकते हैं कि यह मान कैसे प्राप्त किया गया था।

मैं उसी तालिका को उदाहरण के रूप में उपयोग करके समझाऊंगा। अब सेल बी2 में नंबर 213 दर्ज किया गया है। मैं इसे हटा देता हूं, दूसरा नंबर टाइप करता हूं और एंटर दबाता हूं।

आइए D2 राशि वाले सेल को देखें।

परिणाम बदल गया है. ऐसा इसलिए हुआ क्योंकि B2 में मान बदल गया। आख़िरकार, हमारा सूत्र इस प्रकार है: =B2*C2

इसका मतलब यह है कि Microsoft Excel सेल B2 की सामग्री को सेल C2 की सामग्री से गुणा करता है, चाहे वह मान कुछ भी हो। अपने निष्कर्ष स्वयं निकालें :)

समान तालिका बनाने का प्रयास करें और शेष कक्षों (D3, D4, D5) में योग की गणना करें।

सभी गणितीय गणनाएँ सूत्रों का उपयोग करके की जाती हैं। सूत्र एक कॉलम अक्षर और एक पंक्ति संख्या वाले सेल पते का उपयोग करते हैं, उदाहरण के लिए, ए2, 7 बजे, सी34वगैरह। सूत्र दर्ज करते समय, आपको निम्नलिखित नियमों का पालन करना चाहिए:

· सभी सूत्र " चिह्न से शुरू होते हैं = »;

· सेल पते में केवल लैटिन अक्षरों का उपयोग किया जाता है;

· सेल पते में आप प्रतीकों का उपयोग करके या तो एक सेल या एक रेंज निर्दिष्ट कर सकते हैं : "- रेंज और" ; »- एसोसिएशन;

अंकगणितीय संक्रियाओं को प्रतीकों द्वारा दर्शाया जाता है: " * " - गुणा, " / " - विभाजन, " + " - जोड़ना, " - "-घटाव," ^ »- घातांक;

· किसी संख्या के पूर्णांक भाग को भिन्नात्मक भाग से अलग करने के लिए अल्पविराम का उपयोग करें;

फ़ंक्शन तर्कों को प्रतीक द्वारा अलग किया जाता है " ; »;

उदाहरण के लिए:

= A2*2.2+SUM(C1:C10)

= MAX(A1:D4;F1:H4)

सूत्रों को कॉपी और स्थानांतरित किया जा सकता है सामान्य तरीके से, और सेल पते स्वचालित रूप से बदल जाते हैं।

सूत्रों में सेल संदर्भ.अस्तित्व सापेक्ष, निरपेक्षऔर मिश्रितलिंक. डिफ़ॉल्ट रूप से, सेल पता निर्दिष्ट करने के लिए एक्सेलएक सापेक्ष संदर्भ लागू किया जाता है. जब आप किसी सूत्र को स्थानांतरित या कॉपी करते हैं, तो सापेक्ष संदर्भ उस स्थिति के आधार पर बदल जाता है जहां सूत्र को स्थानांतरित किया गया है।

यदि आपको किसी निश्चित सेल से किसी सूत्र में मान दर्ज करने की आवश्यकता है, तो इसका उपयोग करें निरपेक्षजोड़ना। निरपेक्ष सन्दर्भ एक डॉलर चिन्ह द्वारा दर्शाए जाते हैं " $» कॉलम अक्षर और/या पंक्ति संख्या से पहले, जो अपरिवर्तित रहना चाहिए। उदाहरण के लिए, रिकार्ड $ए$4इसका मतलब है कि इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि फॉर्मूला कहां रखा गया है, यह हमेशा सेल में रखे गए मान की तलाश करेगा ए4.

लिंक भी हो सकते हैं मिश्रित. यदि आपको किसी कॉलम को ठीक करने की आवश्यकता है, तो चिह्न $ कॉलम के अक्षर से पहले रखा गया है, उदाहरण के लिए, $ए7. यदि लाइन ठीक करना जरूरी हो तो साइन करें $ पंक्ति संख्या से पहले रखा गया है, उदाहरण के लिए, ए$7.

वर्तमान कार्यपत्रक के कक्षों के लिंक के अलावा, सूत्रों और फ़ंक्शंस में वर्तमान कार्यपुस्तिका के अन्य कार्यपत्रकों के कक्षों के लिंक शामिल हो सकते हैं ( आंतरिक लिंक) या अन्य कार्यपुस्तिका ( बाहरी संबंध ). किसी अन्य वर्कशीट से डेटा का लिंक इस तरह दिखता है: वर्कशीट का नाम! सेल का नाम

उदाहरण के लिए: शीट1!ए1

यदि आपको किसी सूत्र में किसी अन्य कार्यपुस्तिका से डेटा का उपयोग करने की आवश्यकता है, तो आपको पहले दोनों फ़ाइलें खोलनी होंगी। सामान्य फ़ॉर्मइस मामले में लिंक इस प्रकार दिखते हैं:

[कार्यपुस्तिका का नाम] कार्यपत्रक का नाम! कक्ष का नाम

उदाहरण के लिए: [पुस्तक2]शीट2!डी5

यदि आपको किसी सेल तक पहुँचने की आवश्यकता है, तो न करें खुली फाइल, तो लिंक में आपको उस फ़ोल्डर तक पूर्ण पहुंच पथ इंगित करना होगा जहां पुस्तक संग्रहीत है: “C:\फ़ोल्डर नाम\[वर्कबुक नाम.xls]शीट5"!$A$3।

लिंक का प्रकार बदलना.से लिंक प्रकार बदलने के लिए रिश्तेदारपर निरपेक्षया कि मिश्रित,एक कुंजी दबाने की जरूरत है एफ4.इसके अलावा, प्रत्येक अगला क्लिक लिंक का प्रकार बदलता है।

अंतर्निहित फ़ंक्शंस का उपयोग करना. में गणना करने के लिए एक्सेलआप अंतर्निहित फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं: गणितीय, तार्किक, वित्तीय, पाठ, दिनांक और समय, आदि। अंतर्निहित फ़ंक्शन सम्मिलित करने के लिए, आपको सेल को सक्रिय करना होगा और बटन दबाना होगा ( कोई फ़ंक्शन सम्मिलित करना) पैनल पर मानक. दिखाई देने वाली विंडो में, फ़ंक्शन श्रेणी, नाम चुनें और बटन पर क्लिक करें ठीक है. चयनित फ़ंक्शन में प्रवेश किया जाएगा सक्रिय कक्षऔर निम्नलिखित संवाद बॉक्स खुलेगा जिसमें आपको कक्षों की एक श्रेणी दर्ज करनी होगी (या माउस का उपयोग करके कक्षों की एक श्रेणी का चयन करें) और क्लिक करें ठीक है.

सबसे सरल और सबसे अधिक उपयोग में से एक एक्सेलफ़ंक्शन एक स्वचालित योग फ़ंक्शन है। बटन ऑटोसमपैनल पर स्थित है मानक.

तर्क कार्य.यह जाँचने के लिए डिज़ाइन किया गया है कि कोई शर्त पूरी हुई है या नहीं या एकाधिक शर्तों की जाँच करने के लिए। इनमें कार्य शामिल हैं: यदि, और, नहीं, या.

समारोह अगरगणना की दिशा का चयन करने के लिए उपयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए: = यदि (ई3>2; 0.5*डी3; 0)

यहाँ, अगर हालत ई3>2संतुष्ट है, तो जिस सेल में यह सूत्र दिया गया है उसकी सामग्री बराबर है 0.5*डी3. यदि शर्त पूरी नहीं होती है, तो कोशिका की सामग्री होती है 0 .

त्रुटि संदेश. यदि किसी सेल में सूत्र की गणना सही ढंग से नहीं की जा सकती है, एक्सेलएक त्रुटि संदेश प्रदर्शित करता है.

#नाम? – एक्सेलसूत्र में प्रयुक्त नाम को पहचान नहीं सका;

#डीआईवी/0! - सूत्र शून्य से विभाजित करने का प्रयास करता है;

#कीमत! - अमान्य तर्क प्रकार का इस्तेमाल किया गया;

#एन/ए - यदि किसी खाली सेल का संदर्भ तर्क के रूप में निर्दिष्ट किया गया है तो यह संदेश प्रकट हो सकता है;

#खाली! - दो क्षेत्रों का प्रतिच्छेदन जिनमें सामान्य कोशिकाएँ नहीं हैं, गलत तरीके से दर्शाया गया है;

#संख्या! - गणित में स्वीकृत ऑपरेटरों को निर्दिष्ट करने के नियमों का उल्लंघन किया जाता है।

डेटा को सॉर्ट करना और फ़िल्टर करना.चयनित अंतरालों की सामग्री को बटनों का उपयोग करके क्रमबद्ध किया जा सकता है आरोही/अवरोही क्रम में क्रमबद्ध करेंपैनल पर मानकया कमांड का उपयोग कर रहे हैं डेटा/सॉर्टिंग….

कमांड का उपयोग करते समय डेटा/फ़िल्टर/ऑटोफ़िल्टरवी सबसे ऊपर की कतारतालिका डेटा में छोटे-छोटे बटन दिखाई देते हैं, जिन पर क्लिक करके आप डेटा चयन की शर्तें निर्धारित कर सकते हैं। पाठ के लिए नमूना शर्तों को रिकॉर्ड करते समय, यह ध्यान रखना आवश्यक है कि एक अज्ञात वर्ण निर्दिष्ट है - " ? ", और कुछ -" * ».

में एक्सेल 2007आप डेटा को रंग और स्तर (64 तक) के आधार पर सॉर्ट कर सकते हैं। आप डेटा को रंगों या तिथियों के आधार पर फ़िल्टर भी कर सकते हैं, ड्रॉप-डाउन सूची में 1000 से अधिक आइटम प्रदर्शित कर सकते हैं स्वत: फ़िल्टर, फ़िल्टर करने के लिए एकाधिक आइटम चुनें, और पिवट तालिकाओं में डेटा फ़िल्टर करें।

पिछले एक दशक में, लेखांकन में कंप्यूटर एक अनिवार्य उपकरण बन गया है। साथ ही, इसका अनुप्रयोग विविध है। सबसे पहले, यह, निश्चित रूप से, एक लेखांकन कार्यक्रम का उपयोग है। आज तक, काफी कुछ विकसित किया जा चुका है सॉफ़्टवेयर, दोनों विशिष्ट ("1सी", "इन्फो-अकाउंटेंट", "बेस्ट", आदि) और सार्वभौमिक, जैसे माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस. काम पर, और रोजमर्रा की जिंदगी में, आपको अक्सर कई अलग-अलग गणनाएं करनी होती हैं, संख्यात्मक और पाठ्य जानकारी के साथ बहु-पंक्ति तालिकाएं बनाए रखनी होती हैं, डेटा के साथ सभी प्रकार की गणनाएं करनी होती हैं, और विकल्प प्रिंट करने होते हैं। कई आर्थिक और वित्तीय समस्याओं को हल करने के लिए, स्प्रेडशीट की असंख्य क्षमताओं का उपयोग करने की सलाह दी जाती है। इस संबंध में, आइए एमएस एक्सेल के कम्प्यूटेशनल कार्यों पर विचार करें।

स्रोत: पत्रिका "लेखाकार और कंप्यूटर" संख्या 4 2004

किसी भी अन्य स्प्रेडशीट की तरह, एमएस एक्सेल को मुख्य रूप से गणनाओं को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जो आमतौर पर कागज के टुकड़े पर या कैलकुलेटर का उपयोग करके की जाती हैं। व्यवहार में, व्यावसायिक गतिविधियों में काफी जटिल गणनाएँ सामने आती हैं। इसलिए हम इस बारे में अधिक बात करेंगे कि कैसे एक्सेल हमें उनके निष्पादन को स्वचालित करने में मदद करता है।

किसी भी क्रिया, जैसे जोड़, घटाव आदि को इंगित करने के लिए सूत्रों में ऑपरेटर का उपयोग किया जाता है।

सभी ऑपरेटरों को कई समूहों में विभाजित किया गया है (तालिका देखें)।

अंकगणित ऑपरेटरों का उपयोग संख्याओं पर बुनियादी गणितीय संक्रियाओं को दर्शाने के लिए किया जाता है। अंकगणितीय ऑपरेशन का परिणाम हमेशा एक संख्या होता है। तुलना ऑपरेटरों का उपयोग उन ऑपरेशनों को इंगित करने के लिए किया जाता है जो दो संख्याओं की तुलना करते हैं। तुलना ऑपरेशन का परिणाम तार्किक मान TRUE या FALSE होता है।

एक्सेल गणना करने के लिए सूत्रों का उपयोग करता है। सूत्रों का उपयोग करके, उदाहरण के लिए, आप तालिका डेटा को जोड़, गुणा और तुलना कर सकते हैं, यानी सूत्रों का उपयोग तब किया जाना चाहिए जब आपको शीट सेल में परिकलित मान दर्ज करने (स्वचालित रूप से गणना करने) की आवश्यकता हो। किसी सूत्र को दर्ज करना प्रतीक "=" (समान चिह्न) से शुरू होता है। यह वह चिह्न है जो सूत्र दर्ज करने को पाठ या साधारण संख्यात्मक मान दर्ज करने से अलग करता है।

सूत्र दर्ज करते समय, आप नियमित संख्यात्मक और पाठ मानों का उपयोग कर सकते हैं। याद रखें कि संख्यात्मक मानों में केवल 0 से 9 तक की संख्याएँ हो सकती हैं विशेष प्रतीक: (प्लस, माइनस, स्लैश, कोष्ठक, अवधि, अल्पविराम, प्रतिशत और डॉलर चिह्न)। पाठ मानकोई भी वर्ण हो सकता है. यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि जिनका उपयोग सूत्रों में किया जाता है पाठ अभिव्यक्तियाँदोहरे उद्धरण चिह्नों में संलग्न होना चाहिए, उदाहरण के लिए "स्थिर 1"। इसके अलावा, सूत्रों में आप सेल संदर्भ (नाम के रूप में सहित) और कई फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं जो ऑपरेटरों द्वारा एक दूसरे से जुड़े होते हैं।

संदर्भ सूत्र में शामिल सेल पते या सेल श्रेणियां हैं। सेल संदर्भ सामान्य तरीके से निर्दिष्ट किए जाते हैं, अर्थात A1, B1, C1 के रूप में। उदाहरण के लिए, सेल A3 में सेल A1 और A2 का योग प्राप्त करने के लिए, सूत्र =A1+A2 दर्ज करना पर्याप्त है (चित्र 1)।

सूत्र दर्ज करते समय, सेल संदर्भों को सीधे लैटिन कीबोर्ड से वर्ण दर वर्ण टाइप किया जा सकता है, लेकिन माउस का उपयोग करके उन्हें निर्दिष्ट करना अक्सर बहुत आसान होता है। उदाहरण के लिए, सूत्र =A1+B2 दर्ज करने के लिए, आपको निम्नलिखित कार्य करने होंगे:

उस सेल का चयन करें जिसमें आप सूत्र दर्ज करना चाहते हैं;

"=" (बराबर) कुंजी दबाकर सूत्र दर्ज करना प्रारंभ करें;

सेल A1 पर क्लिक करें;

प्रतीक "+" दर्ज करें;

सेल B2 पर क्लिक करें;

Enter कुंजी दबाकर सूत्र दर्ज करना समाप्त करें।

कोशिकाओं की एक श्रृंखला वर्कशीट के एक निश्चित आयताकार क्षेत्र का प्रतिनिधित्व करती है और सीमा के विपरीत कोनों में स्थित कोशिकाओं के पते द्वारा विशिष्ट रूप से निर्धारित की जाती है। ":" (कोलन) से अलग होकर, ये दो निर्देशांक श्रेणी पता बनाते हैं। उदाहरण के लिए, श्रेणी C3:D7 में कोशिकाओं का योग प्राप्त करने के लिए, सूत्र =SUM(C3:D7) का उपयोग करें।

विशेष मामले में जब श्रेणी पूरी तरह से कई स्तंभों से बनी होती है, उदाहरण के लिए बी से डी तक, तो इसका पता बी: डी के रूप में लिखा जाता है। इसी प्रकार, यदि श्रेणी में पूरी तरह से पंक्तियाँ 6 से 15 शामिल हैं, तो इसका पता 6:15 है। इसके अलावा, सूत्र लिखते समय, आप कई श्रेणियों या कोशिकाओं के मिलन का उपयोग कर सकते हैं, उन्हें ";" प्रतीक से अलग कर सकते हैं। (अर्धविराम), उदाहरण के लिए C3:D7; E5;F3:G7.

पहले से दर्ज किए गए फ़ॉर्मूले का संपादन कई तरीकों से किया जा सकता है:

किसी सेल में सूत्र को सीधे समायोजित करने के लिए उस सेल पर बाईं माउस बटन पर डबल-क्लिक करें;

एक सेल का चयन करें और F2 कुंजी दबाएँ (चित्र 2);

कर्सर को फॉर्मूला बार पर ले जाकर और बाईं माउस बटन पर क्लिक करके एक सेल का चयन करें।

परिणामस्वरूप, प्रोग्राम संपादन मोड में स्विच हो जाएगा, जिसके दौरान आप सूत्र में आवश्यक परिवर्तन कर सकते हैं।

तालिका भरते समय, केवल "पहली" (प्रारंभिक) पंक्ति या "प्रथम" (प्रारंभिक) कॉलम के लिए गणना सूत्र सेट करने की प्रथा है, और तालिका के बाकी हिस्सों को कॉपी या भरण मोड का उपयोग करके सूत्रों से भरें। ऑटोफ़िल का उपयोग करके ऑटोकॉपी फ़ार्मुलों का उपयोग करके एक उत्कृष्ट परिणाम प्राप्त किया जाता है।

आइए हम आपको याद दिलाएं कि कॉपी मोड को सही तरीके से कैसे लागू किया जाए। वहाँ हो सकता है विभिन्न विकल्प(और समस्याएँ भी)।

यह ध्यान रखना आवश्यक है कि प्रतिलिपि बनाते समय पते स्थानांतरित कर दिए जाते हैं। जब आप किसी सूत्र को एक कक्ष से दूसरे कक्ष में कॉपी करते हैं, तो एक्सेल सापेक्ष और निरपेक्ष संदर्भों के साथ सूत्रों पर अलग-अलग प्रतिक्रिया करता है। सापेक्ष लोगों के लिए, एक्सेल डिफ़ॉल्ट रूप से पते को स्थानांतरित करता है, यह उस सेल की स्थिति पर निर्भर करता है जिसमें सूत्र की प्रतिलिपि बनाई गई है।

उदाहरण के लिए, आपको कॉलम ए और बी (छवि 8) के मूल्यों को पंक्ति दर पंक्ति जोड़ना होगा और परिणाम को कॉलम सी में रखना होगा। यदि आप सेल सी 2 से सेल सी 3 * तक सूत्र = ए 2 + बी 2 की प्रतिलिपि बनाते हैं (और C से और नीचे), तो Excel स्वयं सूत्र पतों को क्रमशः =A3+B3 (आदि) के रूप में परिवर्तित कर देगा। लेकिन यदि आपको सेल D4 में C2 से सूत्र रखने की आवश्यकता है, तो सूत्र पहले से ही =B4+C4 (आवश्यक =A4+B4 के बजाय) जैसा दिखेगा, और तदनुसार गणना का परिणाम गलत होगा! दूसरे शब्दों में, प्रतिलिपि बनाने की प्रक्रिया पर विशेष ध्यान दें और, यदि आवश्यक हो, तो सूत्रों को मैन्युअल रूप से समायोजित करें। वैसे, C2 से C3 में कॉपी करना इस प्रकार किया जाता है:

1) सेल सी2 का चयन करें जिससे आपको सूत्र की प्रतिलिपि बनाने की आवश्यकता है;

2) टूलबार पर "कॉपी करें" बटन, या Ctrl+C कुंजी पर क्लिक करें, या मेनू से "संपादित करें® कॉपी" चुनें;

3) सेल C3 का चयन करें जिसमें हम सूत्र की प्रतिलिपि बनाएंगे;

4) टूलबार पर "पेस्ट" बटन दबाएं, या Ctrl+V कुंजी, या "एडिट® पेस्ट" मेनू के माध्यम से दबाएं और एंटर दबाएं।

आइए स्वत: पूर्ण मोड पर नजर डालें। यदि आपको किसी सूत्र को कई कक्षों में (उदाहरण के लिए, C3:C5 में) किसी स्तंभ के नीचे ले जाना (कॉपी करना) है, तो ऐसा करना अधिक सुविधाजनक और आसान है: कक्ष का चयन करने के चरण 3 तक क्रियाओं के पिछले अनुक्रम को दोहराएं। C3, फिर माउस कर्सर को रेंज के शुरुआती सेल (C3) पर ले जाएं, बाएं माउस बटन को दबाएं और, इसे छोड़े बिना, इसे रेंज के आवश्यक अंतिम सेल तक नीचे खींचें। हमारे मामले में, यह सेल C5 है। फिर बाएं माउस बटन को छोड़ें, कर्सर को टूलबार पर "इन्सर्ट" बटन पर ले जाएं और इसे दबाएं, और फिर एंटर करें। Excel स्वयं ही हमारे द्वारा चुनी गई श्रेणी के सूत्र पतों को संबंधित पंक्ति पतों में परिवर्तित कर देता है।

कभी-कभी किसी सेल के केवल संख्यात्मक मान (कोशिकाओं की श्रेणी) की प्रतिलिपि बनाने की आवश्यकता होती है। ऐसा करने के लिए आपको निम्नलिखित कार्य करने होंगे:

1) उस सेल (रेंज) का चयन करें जिससे आप डेटा कॉपी करना चाहते हैं;

2) टूलबार पर "कॉपी करें" बटन पर क्लिक करें या मेनू से "संपादित करें® कॉपी" चुनें;

3) उस सेल का चयन करें (नई रेंज के ऊपर बाईं ओर) जिसमें डेटा कॉपी किया जाएगा;

4) मेनू से "एडिट® पेस्ट स्पेशल" चुनें और एंटर दबाएं।

सूत्रों की प्रतिलिपि बनाते समय, कंप्यूटर तुरंत उन पर गणना करता है, इस प्रकार एक त्वरित और स्पष्ट परिणाम उत्पन्न करता है।

:: एक्सेल में फ़ंक्शन

एक्सेल में फ़ंक्शंस स्प्रेडशीट के साथ गणना और इंटरैक्शन की सुविधा प्रदान करते हैं। सबसे अधिक उपयोग किया जाने वाला फ़ंक्शन सेल मानों का योग करना है। आइए याद रखें कि इसे SUM कहा जाता है, और तर्क योग की जाने वाली संख्याओं की श्रेणियां हैं।

किसी तालिका में, आपको अक्सर किसी स्तंभ या पंक्ति के लिए कुल की गणना करने की आवश्यकता होती है। ऐसा करने के लिए, एक्सेल एक स्वचालित योग फ़ंक्शन प्रदान करता है, जो टूलबार पर ("ऑटोसम") बटन पर क्लिक करके किया जाता है।

यदि हम संख्याओं की एक श्रृंखला दर्ज करते हैं, तो उनके नीचे कर्सर रखें और ऑटो-सम आइकन पर डबल-क्लिक करें, संख्याएं जुड़ जाएंगी (चित्र 3)।

में नवीनतम संस्करणप्रोग्राम में ऑटो-सम आइकन के दाईं ओर एक सूची बटन है, जो आपको योग के बजाय अक्सर उपयोग किए जाने वाले कई ऑपरेशन करने की अनुमति देता है (चित्र 4)।

:: स्वचालित गणना

कुछ गणनाएँ सूत्रों को दर्ज किए बिना भी की जा सकती हैं। आइए एक छोटा सा गीतात्मक विषयांतर करें, जो कई उपयोगकर्ताओं के लिए उपयोगी हो सकता है। जैसा कि आप जानते हैं, एक स्प्रेडशीट, अपने सुविधाजनक इंटरफ़ेस और कंप्यूटिंग क्षमताओं के कारण, कैलकुलेटर का उपयोग करके गणनाओं को पूरी तरह से बदल सकती है। हालाँकि, अभ्यास से पता चलता है कि जो लोग अपनी गतिविधियों में एक्सेल का सक्रिय रूप से उपयोग करते हैं उनका एक महत्वपूर्ण हिस्सा मध्यवर्ती गणना करने के लिए अपने डेस्कटॉप पर एक कैलकुलेटर रखता है।

दरअसल, एक अस्थायी परिणाम प्राप्त करने के लिए एक्सेल में दो या दो से अधिक सेल्स को जोड़ने का ऑपरेशन करने के लिए, आपको कम से कम दो अतिरिक्त ऑपरेशन करने होंगे - वर्तमान तालिका में वह स्थान ढूंढें जहां कुल स्थित होगा, और ऑटो को सक्रिय करें- योग संचालन. और उसके बाद ही आप उन कक्षों का चयन कर सकते हैं जिनके मूल्यों को सारांशित करने की आवश्यकता है।

इसीलिए, से शुरू करते हैं एक्सेल संस्करण 7.0, एक ऑटो-गणना फ़ंक्शन स्प्रेडशीट में बनाया गया था। अब एक्सेल स्प्रेडशीट में कुछ गणितीय कार्यों को स्वचालित रूप से शीघ्रता से निष्पादित करने की क्षमता है।

मध्यवर्ती योग का परिणाम देखने के लिए, बस आवश्यक कक्षों का चयन करें। यह परिणाम स्क्रीन के नीचे स्थिति पट्टी में भी दिखाई देता है। यदि राशि वहां दिखाई नहीं देती है, तो कर्सर को फ्रेम के नीचे स्थिति पट्टी पर ले जाएं, राइट-क्लिक करें और राशि लाइन के बगल में ड्रॉप-डाउन मेनू में, बाईं माउस बटन दबाएं। इसके अलावा, स्टेटस बार पर इस मेनू में आप परिकलित परिणामों के लिए विभिन्न विकल्पों का चयन कर सकते हैं: योग, अंकगणितीय औसत, तत्वों की संख्या या न्यूनतम मूल्यचयनित सीमा में.

उदाहरण के लिए, आइए श्रेणी B3:B9 के मानों के योग की गणना करने के लिए इस फ़ंक्शन का उपयोग करें। कक्ष B3:B9 की श्रेणी में संख्याओं का चयन करें। कृपया ध्यान दें कि कार्यशील विंडो के नीचे स्थित स्टेटस बार में, शिलालेख Sum=X दिखाई दिया है, जहां X श्रेणी में चयनित संख्याओं के योग के बराबर एक संख्या है (चित्र 5)।

जैसा कि आप देख सकते हैं, सेल B10 में सूत्र का उपयोग करके सामान्य गणना और स्वचालित गणना के परिणाम समान हैं।

:: फ़ंक्शन विज़ार्ड

सम फ़ंक्शन के अलावा, एक्सेल आपको अन्य फ़ंक्शन का उपयोग करके डेटा संसाधित करने की अनुमति देता है। उनमें से किसी को भी कीबोर्ड का उपयोग करके सीधे फॉर्मूला बार में दर्ज किया जा सकता है, हालांकि, प्रविष्टि को सरल बनाने और त्रुटियों की संख्या को कम करने के लिए, एक्सेल में एक "फ़ंक्शन विज़ार्ड" (चित्र 6) है।

आप "इन्सर्ट® फ़ंक्शन" कमांड, Shift+F3 कुंजी संयोजन, या मानक टूलबार पर बटन का उपयोग करके "विज़ार्ड्स" संवाद बॉक्स को कॉल कर सकते हैं।

"फ़ंक्शन विज़ार्ड" का पहला संवाद विषयगत रूप से व्यवस्थित किया गया है। एक श्रेणी का चयन करने के बाद, निचली विंडो में हम इस समूह में शामिल फ़ंक्शन नामों की एक सूची देखेंगे। उदाहरण के लिए, आप "गणितीय" समूह में SUM() फ़ंक्शन पा सकते हैं, और "दिनांक और समय" समूह में DAY(), MONTH(), YEAR(), TODAY() फ़ंक्शन हैं।

इसके अलावा, चयन में तेजी लाने के लिए एक्सेल कार्य करता हैसंबंधित समूह में हाल ही में उपयोग किए गए 10 फ़ंक्शंस के नाम "याद रखता है"। कृपया ध्यान दें कि विंडो के नीचे फ़ंक्शन के उद्देश्य और उसके तर्कों के बारे में एक संक्षिप्त संदर्भ प्रदर्शित होता है। यदि आप संवाद बॉक्स के नीचे सहायता बटन पर क्लिक करते हैं, तो Excel सहायता अनुभाग खोलता है।

आइए मान लें कि संपत्ति के मूल्यह्रास की गणना करना आवश्यक है। इस मामले में, आपको फ़ंक्शन खोज क्षेत्र में "मूल्यह्रास" शब्द दर्ज करना चाहिए। कार्यक्रम मूल्यह्रास के लिए सभी कार्यों का चयन करेगा (चित्र 7)।

फ़ंक्शन के उपयुक्त फ़ील्ड भरने के बाद, संपत्ति मूल्यह्रास की गणना की जाएगी।

अक्सर आपको ऐसी संख्याएँ जोड़ने की ज़रूरत होती है जो कुछ शर्तों को पूरा करती हों। इस स्थिति में, आपको SUMIF फ़ंक्शन का उपयोग करना चाहिए। आइए एक विशिष्ट उदाहरण देखें. मान लीजिए कि यदि संपत्ति का मूल्य 75,000 रूबल से अधिक है तो आपको कमीशन की राशि की गणना करने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, हम संपत्ति के मूल्य पर कमीशन की निर्भरता की तालिका से डेटा का उपयोग करते हैं (चित्र 8)।

इस मामले में हमारे कार्य इस प्रकार हैं। कर्सर को सेल B6 में रखें, "फ़ंक्शन विज़ार्ड" लॉन्च करने के लिए बटन का उपयोग करें, "गणितीय" श्रेणी में SUMIF फ़ंक्शन का चयन करें, चित्र के अनुसार पैरामीटर सेट करें। 9.

कृपया ध्यान दें कि हम स्थिति की जांच के लिए श्रेणी के रूप में कक्षों की श्रेणी A2:A6 (संपत्ति मूल्य) और सारांश सीमा के रूप में B2:B6 (कमीशन) का चयन करते हैं, और स्थिति (>75000) जैसी दिखती है। हमारी गणना का परिणाम 27,000 रूबल होगा।

:: आइए सेल को एक नाम दें

उपयोग में आसानी के लिए, एक्सेल में अलग-अलग सेल या रेंज को नाम निर्दिष्ट करने की क्षमता होती है, जिसे बाद में नियमित पतों की तरह सूत्रों में उपयोग किया जा सकता है। किसी सेल को तुरंत नाम देने के लिए, उसे चुनें, सूत्र पट्टी के बाईं ओर नाम बॉक्स में पॉइंटर रखें, क्लिक करें और एक नाम दर्ज करें।

नाम निर्दिष्ट करते समय, आपको यह याद रखना चाहिए कि उनमें अक्षर (रूसी वर्णमाला सहित), संख्याएँ, बिंदु और अंडरस्कोर शामिल हो सकते हैं। नाम का पहला अक्षर एक अक्षर या अंडरस्कोर होना चाहिए। नामों का स्वरूप सेल संदर्भों के समान नहीं हो सकता, जैसे Z$100 या R1C1। एक नाम में एक से अधिक शब्द हो सकते हैं, लेकिन रिक्त स्थान की अनुमति नहीं है। अंडरस्कोर और अवधियों का उपयोग शब्द विभाजक के रूप में किया जा सकता है, उदाहरण के लिए सेल्स_टैक्स या फर्स्ट.क्वार्टर। नाम में अधिकतम 255 अक्षर हो सकते हैं. इस मामले में, अपरकेस और लोअरकेस अक्षरों को समान रूप से माना जाता है।

किसी सूत्र में नाम डालने के लिए, आप नामों की सूची में वांछित नाम का चयन करके "Insert® Name® Insert" कमांड का उपयोग कर सकते हैं।

यह याद रखना उपयोगी है कि एक्सेल में नामों का उपयोग पूर्ण संदर्भ के रूप में किया जाता है, यानी, वे एक प्रकार का पूर्ण संबोधन हैं, जो सूत्रों की प्रतिलिपि बनाते समय सुविधाजनक होता है।

एक्सेल में नाम न केवल अलग-अलग सेल के लिए, बल्कि श्रेणियों (गैर-आसन्न सेल सहित) के लिए भी परिभाषित किए जा सकते हैं। नाम निर्दिष्ट करने के लिए, बस श्रेणी को हाइलाइट करें और फिर नाम फ़ील्ड में नाम दर्ज करें। इसके अलावा, हेडर वाली श्रेणियों के नाम निर्दिष्ट करने के लिए, "इन्सर्ट® नेम" मेनू में विशेष "क्रिएट" कमांड का उपयोग करना सुविधाजनक है।

किसी नाम को हटाने के लिए, उसे सूची में चुनें और "हटाएँ" बटन पर क्लिक करें।

जब आप एक फॉर्मूला बनाते हैं जो वर्कशीट से डेटा को संदर्भित करता है, तो आप डेटा की पहचान करने के लिए पंक्ति और कॉलम शीर्षकों का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप कॉलम मानों को कॉलम नाम का नाम निर्दिष्ट करते हैं (चित्र 10),

फिर "कमीशन" कॉलम के लिए कुल राशि की गणना करने के लिए, सूत्र =SUM(कमीशन) (चित्र 11) का उपयोग करें।

:: अतिरिक्त सुविधाओंएक्सेल - टेम्पलेट्स

एमएस एक्सेल में टेम्पलेट्स का एक सेट शामिल है - एक्सेल टेबल, जिनका उद्देश्य किसी उद्यम की आर्थिक गतिविधियों का विश्लेषण करना, चालान तैयार करना, कार्य आदेश और यहां तक ​​कि लेखांकन के लिए भी है व्यक्तिगत बजट. उनका उपयोग अक्सर आने वाली समस्याओं के समाधान को स्वचालित करने के लिए किया जा सकता है। इस प्रकार, आप "एडवांस रिपोर्ट", "चालान", "ऑर्डर" टेम्पलेट्स के आधार पर दस्तावेज़ बना सकते हैं, जिसमें व्यावसायिक गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ों के रूप शामिल हैं। ये रूप अपने-अपने तरीके से हैं उपस्थितिऔर मुद्रित होने पर मानक से भिन्न नहीं होते हैं, और दस्तावेज़ प्राप्त करने के लिए आपको केवल इसके फ़ील्ड भरने की आवश्यकता होती है।

टेम्पलेट के आधार पर दस्तावेज़ बनाने के लिए, "फ़ाइल" मेनू से "बनाएं" कमांड निष्पादित करें, फिर "समाधान" टैब पर आवश्यक टेम्पलेट का चयन करें (चित्र 12)।

जब टेम्प्लेट डिस्क पर कॉपी किए जाते हैं सामान्य स्थापनाएक्सेल. यदि टेम्प्लेट नए दस्तावेज़ संवाद बॉक्स में दिखाई नहीं देते हैं, तो एक्सेल इंस्टॉलर चलाएं और टेम्प्लेट इंस्टॉल करें। टेम्प्लेट स्थापित करने के बारे में विस्तृत जानकारी के लिए, Excel सहायता में "Microsoft Office घटकों को स्थापित करना" विषय देखें।

उदाहरण के लिए, कई वित्तीय दस्तावेज़ बनाने के लिए, "वित्तीय टेम्पलेट" टेम्पलेट चुनें (चित्र 13)।

टेम्प्लेट के इस समूह में निम्नलिखित दस्तावेज़ों के लिए फॉर्म शामिल हैं:

यात्रा प्रमाणपत्र;
. अग्रिम रिपोर्ट;
. पेमेंट आर्डर;
. चालान;
. चालान;
. पॉवर ऑफ़ अटॉर्नी;
. आने वाले और बाहर जाने वाले ऑर्डर;
. टेलीफोन और बिजली के लिए भुगतान।

वह फॉर्म चुनें जिसे आपको भरना है, फिर सभी आवश्यक विवरण दर्ज करें और इसे प्रिंट करें। यदि वांछित हो, तो दस्तावेज़ को नियमित एक्सेल तालिका के रूप में सहेजा जा सकता है।

एक्सेल उपयोगकर्ता को स्वयं दस्तावेज़ टेम्पलेट बनाने के साथ-साथ मौजूदा टेम्पलेट्स को संपादित करने की अनुमति देता है।

हालाँकि, दस्तावेज़ प्रपत्र समय के साथ बदल सकते हैं, और फिर मौजूदा टेम्पलेट अनुपयोगी हो जाएगा। इसके अलावा, एक्सेल के साथ आने वाले टेम्प्लेट में, आपके संगठन और प्रबंधक के बारे में जानकारी जैसी स्थायी जानकारी पहले से दर्ज करना एक अच्छा विचार होगा। अंत में, आपको अपना स्वयं का टेम्प्लेट बनाने की आवश्यकता हो सकती है: उदाहरण के लिए, योजना विभाग को अनुमान और गणना तैयार करने के लिए टेम्प्लेट की सबसे अधिक आवश्यकता होगी, और लेखा विभाग को आपके संगठन के लोगो के साथ एक चालान फॉर्म की सबसे अधिक आवश्यकता होगी।

एक्सेल में ऐसे मामलों के लिए, जैसा कि कई अन्य प्रोग्रामों में होता है जो इसके साथ काम करते हैं इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, अक्सर उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ों के लिए टेम्पलेट बनाना और संपादित करना संभव है। एक्सेल टेम्पलेट एक विशेष कार्यपुस्तिका है जिसे आप उसी प्रकार की अन्य कार्यपुस्तिकाएँ बनाने के लिए टेम्पलेट के रूप में उपयोग कर सकते हैं। एक नियमित एक्सेल वर्कबुक के विपरीत, जिसमें *.xls एक्सटेंशन होता है, टेम्पलेट फ़ाइल में *.xlt एक्सटेंशन होता है।

टेम्पलेट के आधार पर दस्तावेज़ बनाते समय एक्सेल प्रोग्रामदस्तावेज़ नाम के अंत में एक सीरियल नंबर जोड़कर, *.xls एक्सटेंशन के साथ स्वचालित रूप से इसकी एक कार्यशील प्रतिलिपि बनाता है। मूल टेम्पलेट बरकरार रहता है और बाद में इसका पुन: उपयोग किया जा सकता है।

दिनांक को स्वचालित रूप से दर्ज करने के लिए, आप निम्न विधि का उपयोग कर सकते हैं: दिनांक सेल में TODAY फ़ंक्शन दर्ज करें, जिसके बाद यह क्रमशः माह, माह और वर्ष का वर्तमान दिन प्रदर्शित करेगा।

बेशक, आप नियमित एक्सेल वर्कबुक के साथ काम करते समय टेम्पलेट्स पर सभी विचारित क्रियाओं का उपयोग कर सकते हैं।