Логічний формат
Грошовий формат
Числовий формат
Типи даних
Розмір текстового поля може бути від 1 до 255 символів.
Тип числового поля може набувати значення з наступного списку:
байт- Цілі числа в межах від 0 до 4255;
ціле- Цілі числа від - 32768 до 32767;
довгеціле - цілі числа від - 2147483648 до 2147483647;
з плаваючою точкою (4 байти)- Числа в межах від - 3,402823Е38 до 3,402823Е38;
з плаваючою точкою (8 байт) -числа в межах від мінус 1,79769313486232Е308 до плюс 1,79769313486232Е308.
Формат «Дата/Час»
Для типу даних Дата часіснує набір форматів поля, наведений нижче разом з прикладами:
Повний формат (за замовчуванням) 15.04.94 05:30:10 РМ
Короткий формат дати 15.04.94
Довгий час 17:30:10
Середній формат часу 05:30 РМ
Короткий формат часу 17:30
За замовчуванням грошовий формат є числами, записаними з двома знаками після коми, з поділом груп розрядів і позначенням "Р."в кінці. Користувач може записати у рядку Формат поляшаблон для свого формату. Допустимо, необхідно вводити суми в доларах. Тоді треба встановити курсор на слово Грошовийі замінити його шаблоном формату, наприклад, таким: # ###$ .
Формат «лічильник»
Поля типу «лічильник» виконують певну функцію – автоматичну ідентифікацію записів таблиці. Тому властивостей, які можна було б змінити, у такого поля небагато. По-перше, лічильник – це завжди число. По-друге, нарощування його значення відбувається автоматично. Access пропонує два варіанти зміни лічильника: послідовнийі випадковий.Перший варіант зручний тим, що дозволяє нумерувати записи. Другий варіант можна використовувати, якщо необхідно створити систему кодування записів у таблиці, захищену від необережних дій оператора.
Осередок у полі логічного типу може містити лише одне з двох значень: Такабо Ні. Access пропонує ще два варіанти назв логічного типу: Істина/Брехняі Увімкнено/Вимкнено.Незалежно від того, який формат поля ви оберете, у таблиці логічне поле буде представлене у вигляді набору прапорців. Коли ви клацаєте прапорець мишею, це призводить до того, що у квадраті з'являється зображення галочки, що відповідає логічному значенню Так. Скидання прапорця означає присвоєння осередку поля логічного значення Ні.Використання логічних полів може бути різним, наприклад, в анкетах або створення елементів управління.
Поле об'єкту OLE(Object Linking and Embedding) - останній тип поля, що вибирається зі списку. Він має лише дві властивості: підпис та параметр «обов'язкове поле». Поля даного типуне зберігають інформацію як таку, а містять посилання на об'єкти, які можуть бути включені до БД з використанням протоколу OLE обміну даними. Такими об'єктами може бути, наприклад, графічні файли.
Для того, щоб впровадити в комірку поля OLE-об'єкт, треба встановити на неї курсор і, натиснувши праву кнопку миші, викликати контекстне меню. У ньому виберіть команду Вставити об'єкт. Програма розкриє діалогове вікно для вибору типу об'єкта. Об'єкт у разі ототожнюється з додатком, у якому може бути створений чи відредагований.
Другий варіант вставки об'єкта – вибір перемикача Створити із файлу у вікні Вставлення об'єкта.УУ цьому випадку мається на увазі, що файл вже існує, і необхідно встановити з ним зв'язок. Access відкриє вікно відкриття документа та після вибору потрібного файлувизначить, яку програму необхідно відкрити для роботи з ним.
Введення даних типу OLE
Поле об'єкта OLE під назвою Foto можна заповнювати навіть без відображення об'єкта (зображення) на екрані. У полі OLE можуть зберігатися такі об'єкти.
Растрові зображення.
Звукові файли
Графіки та (діаграми)
Word або Excel
ким чином, щоб їх можна було бачити, чути чи використовувати. При розміщенні об'єкта OLE в таблиці ви побачите текст з описом об'єкта (наприклад, у полі типу OLE можна побачити напис Paintbrush Picture). Ввести об'єкт можна двома способами.
Вставити із буфера
Вставити з діалогового вікна, що з'являється після виконання команди Вставка->Об'єкт (Insert->Object)
Введення даних типу MEMO
Поле Recenzia містить дані типу MEMO. Цей тип дозволяє вводити до 64 000 байт тексту для кожного запису. У таблиці відображається лише частина тексту. Натискаючи
Переміщення по записам у таблиці
Як правило, після введення даних часто виникає необхідність внести деякі зміни. На це можуть бути такі причини
Отримано нову інформацію
Виявлено помилки
Потрібно додати нові записи
Щоб змінити дані, спочатку відкрийте таблицю У вікні бази даних відкрийте таблицю в режимі таблиці, двічі клацнувши на рядку з її ім'ям у списку таблиць. AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA
Якщо ви перебуваєте в режимі Конструктор (Table Design), клацніть на кнопці Подання таблиць (Views), щоб перейти в режим таблиці для внесення змін до даних.
Переміщення за записами
Щоб перейти до будь-якого запису, можна просто помістити на нього курсор або клацнути на ньому мишею. Але якщо таблицях дуже велика, то проблема швидкого переміщення на потрібний запис набуває особливої гостроти
Для переміщення записами можна використовувати вертикальну смугу прокручування. Кнопки зі стрілками на смузі прокручування дозволяють переміщати маркер запису тільки на одну позицію за одне клацання Тому для більш швидкого переміщення (через кілька записів відразу) краще користуватися бігунком смуги прокручування. багато позицій уперед.
Команда Правка->Перейти (Edit->Go) надає кілька варіантів швидкого переміщення по таблиці.
П'ять кнопок переходу, розташованих у нижній частині вікна в режимі таблиці, також можна використовувати для переміщення по записам Клацаючи на цих кнопках, можна перейти до будь-якого запису Якщо ви знаєте номер запису (номер рядка для заданого запису), клацніть на полі номера запису, введіть номер запису та натисніть клавішу
При переміщенні таблиці звертайте увагу на підказки смуг прокручування. Access не оновить поле номера запису доти, доки ви не клацнете на якомусь полі запису.
Пошук заданого значення
Хоча знаючи номер запису, можна перейти до нього і знайти конкретне поле, в більшості випадків потрібно буде знаходити в записі певне значення. Це можна зробити трьома способами:
Вибрати команду Правка->Знайти (Edrt->Find)
Натисніть кнопку Знайти (Find Specified Text), розташовану на панелі інструментів (на ній зображений бінокль).
Скористайтеся комбінацією клавіш
У разі використання будь-якого з цих методів з'явиться діалогове вікно. Для пошуку тільки по певному полю помістіть в нього курсор (причому зробіть це до відкриття діалогового вікна). У діалоговому вікні встановіть прапорець Тільки у поточному полі (Search Only Current Field), і Access буде вести пошук лише у вказаному полі.
У цьому діалоговому вікні можна встановити різні параметри пошуку. У текстовому полі Зразок (Find What) ввести потрібне значення Значення можна ввести в тому вигляді, в якому воно представлене в полі, або з використанням наведених нижче спеціальних символів:
* -- Відповідає будь-якій кількості символів
Відповідає одному символу
# -- Відповідає одній цифрі
Щоб розібратися, як ці символи працюють, припустимо, що потрібно знайти всі значення, які починаються з АВ. Для цього введіть АВ*
А тепер припустимо, що ви хочете знайти значення, які закінчуються символами 001. У цьому випадку введіть *001. Для пошуку будь-якого значення, яке починається з символів АВ, закінчується символами 001 і містить лише два символи між ними, потрібно ввести АВ?001. Якщо потрібно знайти всі прізвища, що закінчуються на “ко”, то для пошуку значень типу Бродський і Чайковський введіть *ко.
У списку Збіг (Match) міститься три варіанти вибору:
З будь-якою частиною поля (Any Part of Field)
Поля цілком (Whole Field)
З початку поля (Start of Field)
Стандартною є опція Поля повністю (Whole Field) Наприклад, значення Пет буде знайдено, якщо значення дорівнює Пет. Якщо вибрано опцію З будь-якою частиною поля (Any Part of Field), то в результаті пошуку буде вилучено значення Петров, Петровський. Шпетний і т.д. В результаті пошуку з установкою З початку поля (Start of О будуть знайдені значення Петров, Петровський).
У списку Перегляд (Search), що розкривається, ви можете вибрати одну або кілька опцій з набору Все, Вгору, Вниз (Up, Down, All)
При виборі кнопки опції Тільки в поточному полі (Search Only Current Field) пошук значення буде вестися тільки в одному полі Прапорець З урахуванням регістру (Match Case) визначає, чи відрізнятимуться великі та малі літери. За замовчуванням вони не розрізняються При пошуку за значенням Пет буде знайдено Пет, Петра і Петрова. При установці прапорця З урахуванням регістру (Match Case) необхідно ввести рядок пошуку з урахуванням великих та малих літер
Очевидно, що для даних типу Числовий (Number), Грошовий (Currency) і Дата/час (Date/Time) облік регістру не має сенсу. Fields As Formatted) (Якщо ви форматували поля таблиці, встановіть цей прапорець) Наприклад, вам потрібно знайти в полі ДатаНародження записи про всіх, що народилися в квітні 1982 Для цього встановіть прапорець опції З урахуванням формату полів (Search Fields as Formatted) і введіть Квітень 92. Якщо ви не встановите цей прапорець, пошук доведеться виконувати за точною датою народження, наприклад шукати 4/8/92
Використання прапорця З урахуванням формату полів (Search Fields as Formatted) може суттєво уповільнити пошук.
Пошук почнеться після натискання кнопки Знайти (Find First) або Знайти далі (Find Next) Знайшовши значення, Access виділяє його Для пошуку першого відповідного значення клацніть на кнопці Знайти. Для пошуку наступного значення потрібно клацнути на кнопці Знайти далі Протягом усього процесу пошуку діалогове вікно залишається відкритим. Тому, знайшовши потрібне значення, натисніть кнопку Закрити (Close), щоб закрити діалогове вікно
Поле об'єкту OLE(Object Linking and Embedding) – останній тип поля, що вибирається зі списку. Він має лише дві властивості: підпис та параметр «обов'язкове поле». Поля даного типу не зберігають інформацію, а містять посилання на об'єкти, які можуть бути включені в БД з використанням OLE-протоколу обміну даними. Такими об'єктами може бути, наприклад, графічні файли. Навіть найкраща СУБД не може забезпечити зберігання всіх існуючих на сьогоднішній день видів подання інформації. Та це й не потрібне. Достатньо здійснити зв'язок із додатком, що працює з тим чи іншим типом файлів. Для цього існує протокол OLE.
Для того щоб впровадити в комірку поля OLE-об'єкт, треба встановити на неї курсор і натиснувши праву кнопку миші, викликати контекстне меню. У ньому виберіть команду Вставити об'єкт. Програма розкриє діалогове вікно для вибору типу об'єкта. Об'єкт у разі ототожнюється з додатком, у якому може бути створений чи відредагований. Якщо в цьому вікні встановлено перемикач Створити новий, відкривається відповідний додаток, робота з яким дещо відрізняється від звичайної. Так, користувач не має змоги відкрити існуючий файлдля того, щоб зробити його об'єктом. Наприклад, якщо обрано документ Wordі готовий документ вже є на диску, його доведеться відкрити в редакторі окремо, скопіювати в буфер обміну, а потім перейти у вікно документа, пов'язаного з Access, і вставити вміст буфера. Якщо ж об'єкт створюється, як то кажуть, «з нуля», то робота у вибраному додатку відбувається звичайним чином. Команда виходу із програми теж видозмінюється. У цьому випадку вже не можна, закривши програму, опинитися в Windows, а можна лише повернутися до Access.
Другий варіант вставки об'єкта – вибір перемикача Створити із файлуу вікні Вставка об'єкту. У цьому випадку мається на увазі, що файл вже існує, і потрібно встановити зв'язок з ним. Access відкриє вікно відкриття документа і після вибору потрібного файлу визначить, яку програму необхідно відкрити для роботи з ним. Необхідно мати на увазі, що одному типу файлів можуть відповідати кілька програм. Наприклад, файли з розширенням ВМР використовуються різними графічними редакторами. Вибрана програма Access запускається, і в ній відкривається вибраний користувачем файл. Використання об'єкта закінчується після закриття програми.
Введення та редагування даних у режимі "Таблиця"
СУБД перетворюється на режим Таблиця при натисканні кнопки . У вікні таблиці використовуються спеціальні символидля відображення нового та поточного редагованого запису .
Рис.5. Вікно таблиці у режимі Таблиці
Кожна таблиця містить порожній запис, який слідує за останнім існуючим записомта призначена для введення нових даних. Для введення розташуйте курсор у полі таблиці та набирайте дані на клавіатурі. Для переходу до наступного поля використовується клавіша TAB, до попереднього поля - SHIFT+TAB. Запис автоматично зберігається під час переходу до іншого запису (маркер запису вздовж лівої межі таблиці змінює форму: замість олівця з'являється трикутник), тобто спеціального збереження даних у таблиці не потрібно. Для переходу між записами можна використовувати екранні кнопки внизу вікна таблиці (до першого, наступного, останнього запису).
Деякі поля не можна змінювати: це "Лічильники", поля та поля, що обчислюються, заблоковані іншим користувачем при колективній роботі з однією таблицею. Якщо БД була відкрита в режимі "Тільки для читання", введення даних також недоступне.
Редагування данихвключає наступні основні операції: заміна значень даних, видалення записів, додавання записів. Для корекції даних у режимі "Таблиця" використовуються "ручні" методи: курсор миші підводиться до місця, що змінюється в таблиці, виділяється фрагмент (окреме поле, запис або стовпець) і виконується введення нових даних, вставка даних з буфера або видалення даних клавішею DELETE.
Способи виділення фрагментів:
Полевиділяється подвійним клацанням миші,
Запис(рядок) виділяється клацанням по порожній сірій клітині біля лівої межі вікна,
Стовпецьвиділяється клацанням по заголовку стовпця,
Прямокутний фрагмент: виділити поле в одному куті, натиснути клавішу SHIFT і не відпускаючи, виділити поле в протилежному кутку (або протягуванням миші).
Вся таблицявиділяється клацанням на сірому прямокутнику у верхньому лівому куті таблиці.
Для копіювання данихз однієї таблиці в іншу (або в ту саму таблицю) використовується буфер Windows:
· Виділіть потрібні дані в одній таблиці;
· натисніть кнопку "Копіювати" на панелі інструментів;
· Перейдіть в поле-адресат (вказавши на нього мишею або підвівши курсор клавішами TAB),
· Натисніть кнопку "Вставити" на панелі інструментів.
Логічні поля
Логічні поля використовуються для зберігання даних, які можуть набувати одне з двох можливих значень. Властивість Формат поля логічного поля дозволяє використовувати спеціальні формати або один із трьох вбудованих: Істина/Брехня, Так/Ні або Увімк./Вимк. При цьому значення Істина, Так і Увімк еквівалентні логічному значенню True, а значення Брехня, Ні і Вимк еквівалентні логічному значенню False.
Якщо ви виберете вбудований формат, а потім вводите еквівалентне логічне значення, то введене значення відображатиметься у вибраному форматі. Наприклад, якщо значення True або Увімк вводиться в елемент керування типу Поле, для якого у властивості Формат поля зазначено Так/Ні, то введене значення відразу перетворюється на Так.
При створенні спеціального формату видаліть поточне значення з Формат і введіть свій власний формат.
Текстові поля довільної довжини
Текстові поля довільної довжини (поля MEMO) можуть містити самі типи даних, як і прості текстові поля. Відмінність між цими полями полягає в тому, що довжина полів типу MEMO може бути дуже великою порівняно з розміром текстових полів. Може містити довгий текстабо комбінацію тексту та чисел.
Поля об'єкта OLE
MS Access дозволяє зберігати у таблицях зображення та інші двійкові дані (наприклад, електронну таблицю MS Excel, документ MS Word, малюнок звукозапис), пов'язаний чи впроваджений у таблицю Microsoft Access. Для цієї мети служить тип даних Поле об'єкта OLE. Фактичний обсяг даних, який Ви можете ввести в поле даного типу, визначається обсягом жорсткого дискаВашого комп'ютера (до 1 Гб).
Тип даних майстер підстановок
Вибір цього типу даних запускає майстер підстановок, який створює поле, в якому пропонується вибір значень із списку, що розкривається, що містить набір постійних значень або значень з іншої таблиці. Вибір цього параметра у списку у комірці запускає майстра підстановок, який визначає тип поля.
Access 2010 має можливість додавати об'єкти в поле з типом даних OLE. У разі, коли тип даних заданий, як OLE (Object Linking and Embedding– зв'язування та використання об'єкта), тоді СУБД Access зберігає зовнішній об'єкту загальному файлі бази даних, відводячи його зберігання стільки місця, скільки цей об'єкт займає як окремого файла. Під об'єктамислід розуміти файли, створені у вигляді додатків у графічних редакторів, відеокліпів, у програмах MS Office і т.д. При заповненні таблиці даними, які є об'єктами, у відповідній позиції поля з типом даних OLE формується повідомлення про програму, за допомогою якої можна відкрити цей об'єкт. Відображення об'єктуздійснюватиметься лише у формах та звітах.
Для вбудовування об'єктау полі з типом даних OLEнеобхідно відкрити таблицю в режимі "Конструктор".Додати нове поле, наприклад "Фото товару".Вибрати тип даних "Поле об'єкта OLE", після чого зберегти таблицю.
Потім у режимі «Таблиця»у рядку для введення даних клацнути правою клавішею миші, у меню слід вибрати рядок з командою , що призведе до відкриття діалогового вікна (рис. 3.38, рис. 3.39).
Мал. 3.38 Вставлення об'єкта
Мал. 3.39 Діалогове вікно для додавання нового об'єкта до таблиці Access
Слід пам'ятати, що є дві можливості вбудовувати об'єкти як даних. Перша можливість передбачає використання типових програм для створення файлу, які підтримує Access, друга можливість вставки об'єкта, що дозволяє використовувати будь-який файл як джерело даних (рис. 3.40).
Мал. 3.40 Додавання нового об'єкта до таблиці Access із файлу
1. Створення об'єкта із файлу.
Коли йдеться про дані, які є об'єктами для бази даних, і є зовнішніми файлами, потрібно мати ці файли. Тому потрібно створити кілька файлів, щоб надалі побачити їх відображення в базі даних, а також спробувати провести зміну цих файлів. Наприклад, якщо ви маєте фотографію об'єкта у файлі Монітор.jpg(jpg – універсальний фото формат). Щоб цей файл зберігся у базі даних, слід у вікні (рис. 3.40) поставити позначку "Створити з файлу", після чого з'явиться вікно, що представлене малюнку 3.41. За допомогою кнопки «Огляд»слід вибрати потрібний файл.
Мал. 3.41 Пошук файлу під час створення об'єкта у базі данных
У відповідному рядку для поля, наприклад, "Фото товару"з'явиться слово "Пакет" (Package)Це означає, що файл прив'язаний до програми, за допомогою якої він був створений. Тому, при перегляді бази даних, буде це запит, форма або звіт, користувач побачить зображення файлу у вигляді значка , а при подвійному натисканні по цьому зображенню система спочатку знайде додаток, а потім в ньому відобразить вміст файлу (в даному прикладі це фотографія) . Винятком є файли із зображеннями, збережені з розширенням .bmp(bit map format). Разом з тим, слід нагадати, що файли, створені в програмах Microsoft, будуть відображатися відразу у формах та звітах. Висновок простий, фотографії можна вставляти в такі програми як Paint, Word, Power Point, зберігати у вигляді окремих файлів, а потім підключати як об'єкт до бази даних. Спробуйте створити кілька файлів із фотографіями та текстом, використовуючи різні редактори Windows. Наприклад, можна відкрити документ Word, вставити з файлу фотографію, додати текст, а потім зберегти як: Монітор.docx(Рис. 3.42).
Мал. 3.42 Файл із фотографією, створений у Word
2. Створення нових об'єктів.
Під створенням нових об'єктів у базі даних слід мати на увазі використання програми, в якій створюється файл, а потім підключається до поля з описом типу цього OLE. Для запуску режиму створення нових об'єктів, необхідно відкрити таблицю режимі «Таблиця», вибрати варіант "Створити новий"у діалоговому вікні (рис. 3.39), а потім у списку виділити Тип об'єкта(Необхідний додаток). Перелік додатків, які підтримує Access для створення об'єкта, знаходяться у списку (рис. 3.43), що розкриється після запуску команди "Вставити об'єкт" .
Мал. 3.43 Перелік типів об'єктів Access, які можна використовувати для створення файлів
Зручністю використання програм для створення об'єктів у вигляді файлів полягає в тому, що надалі ці файли можна використовувати автономно або здійснювати корекцію в базі даних.
Розглянемо варіант створення об'єктівдля бази даних, за допомогою програми paint.
Наприклад, необхідно створити об'єкт із зображенням підприємства та текстом, який надалі користувач бази даних зможе замінити чи виправити. Для цього необхідно вибрати зі списку об'єкт Bitmap Image, подальша технологія створення об'єкта показано малюнку 3.44.
1. Відкрийте програма Paint
2. Вставте фотографії з файлу.
3. Додайте текст (якщо це необхідно).
4. Збережіть файл.
5. Закрийте програму.
Мал. 3.44 Технологія створення об'єкта у програмі Paint
Завдання 3.11
1. У таблиці « Товари" в режимі «Конструктор»додайте новий стовпець з ім'ям "Фото товару", тип даних " Поле об'єкта OLE»Збережіть зміни.
2. У режимі «Таблиця»в полі "Фото товару"оберете рядок «Вставити об'єкт із файлу», виберіть (поставте крапку) "Створити новий"і зі списку, що розкривається, вкажіть документ Microsoft Word . При цьому відкриється текстовий редактор MS Wordтут необхідно вставити малюнок, відповідний товару в даному рядку. Малюнки виберіть зі списку, який зберігається безпосередньо в редакторі (вкладка «Вставка», значок «Зображення», у діалоговому вікні праворуч кнопка «Почати»), або вставте малюнок з інших програм. Можете використовувати програму Paint (об'єкт Bitmap Image), де намалюйте товар самостійно. Створений файл закрийте, він буде автоматично прив'язаний до вашої бази, до рядка, в яку її вставили.
3. Виконайте дану процедуру для всіх рядківвашою таблиці «Товари».
4. Збережіть зміни.
Контрольні питання
1. Які об'єкти можна вставити до бази даних із типом даних OLE?
2. Як можна вставити фото в таблицю як «Таблиця»?
3. Де буде відображатися фотографія в базі даних?
4. Чим відрізняється спосіб створення нового об'єкта від способу створення з файлу?
5. Як помістити файл фотографії товару в базу даних, якщо він має розширення .png?
6. Чи можна здійснювати виправлення файлу, який вставлений як об'єкт у базу даних безпосередньо в файловій системікомп'ютера?
7. Як вставити презентацію до бази даних?
8. Об'єкти яких додатків можна вставити до бази даних?
