Кошти для роботи з таблицями в MS Word реалізовані дуже зручно. Це, звичайно, не Excel, проте створювати та змінювати таблиці в цій програмі можна, а більшого, найчастіше, і не потрібно.
Так, наприклад, скопіювати готову таблицю в Ворді і вставити її в інше місце документа, а то і в зовсім іншу програму, не важко. Завдання помітно ускладнюється, якщо потрібно скопіювати таблицю із сайту та вставити її у Word. Саме про те, як це зробити, ми розповімо в цій статті.
Таблиці, які представлені на різних сайтах в інтернеті, можуть помітно відрізнятися не тільки візуально, але й за своєю структурою. Отже, після вставки в Word вони можуть виглядати по-різному. І все ж, за наявності так званого скелета, заповненого даними, які розбиті на стовпці та рядки, завжди можна надати таблиці бажаного вигляду. Але для початку, звичайно, потрібно вставити її в документ.
1. Зайдіть на сайт, з якого вам необхідно скопіювати таблицю, та виділіть її.
- Порада:Починайте виділяти таблицю з її першого осередку, розташованої у верхньому лівому кутку, тобто там, де беруть початок її перші стовпець і рядок. Закінчувати виділення таблиці необхідно на діагонально протилежному кутку - правому нижньому.
2. Скопіюйте виділену таблицю. Для цього натисніть "CTRL+C"або клацніть правою кнопкою мишки на виділеній таблиці та виберіть "Копіювати".
3. Відкрийте документ Ворд, в який потрібно вставити цю таблицю, і натисніть лівою кнопкою мишки в тому місці, де вона повинна розташовуватися.
4. Вставте таблицю, натиснувши "CTRL+V"або вибравши пункт "Вставити"в контекстному меню(викликається одним кліком правою кнопкою мишки).
5. Таблиця буде вставлена в документ практично в тому самому вигляді, в якому вона була на сайті.
Примітка:Будьте готові до того, що “шапка” таблиці може з'їхати убік. Пов'язано це з тим, що вона може бути додана на сайті як окремий елемент. Так, у нашому випадку це просто текст над таблицею, а не осередку.
Крім того, якщо в осередках є елементи, які не підтримує Ворд, вони взагалі не будуть вставлені до таблиці. У прикладі такими виявилися гуртки зі стовпця “Форма”. Також символіка команда "обрізалася".
Зміна зовнішнього вигляду таблиці
Забігаючи вперед, скажімо, що таблиця, скопійована з сайту і вставлена в Word у нашому прикладі, досить складна, оскільки в ній крім тексту є ще й графічні елементи, немає візуальних розділювачів стовпців, а є лише рядки. З більшістю таблиць доведеться повозитися значно менше, натомість на такому непростому прикладі ви точно дізнаєтеся, як надати будь-якій таблиці "людський" вигляд.
Щоб вам було простіше зрозуміти, як і які операції ми робитимемо нижче, обов'язково прочитайте нашу статтю про створення таблиць та роботу з ними.
Вирівнювання розмірів
Перше, що можна і потрібно зробити, — відрегулювати розміри таблиці. Просто клацніть по її правому верхньому кутку, щоб відобразилася робоча область, а потім потягніть за маркер, розташований у правому нижньому кутку.
Також, якщо необхідно, ви завжди можете перемістити таблицю в будь-яке місце сторінки або документа. Для цього клацніть по квадрату з плюсиком усередині, який знаходиться у лівому верхньому куткутаблиці і потягніть за нього в потрібному напрямку.
Відображення меж таблиці
Якщо у вашій таблиці, як у нашому прикладі, межі рядків/стовпців/осередків приховані, для більшої зручності роботи з таблицею необхідно включити їхнє відображення. Для цього виконайте такі дії:
1. Виділіть таблицю, клацнувши по “плюсику” у її правому верхньому кутку.
2. У вкладці "Головна"в групі "Абзац"Натисніть на кнопку "Межі"та виберіть пункт "Всі кордони".
3. Межі таблиці стануть видимими, тепер поєднати та вирівняти окрему шапку з основною таблицею буде значно простіше.
Якщо це необхідно, ви можете приховати межі таблиці, зробивши їх повністю невидимими. Про те, як це зробити, ви можете дізнатися з нашого матеріалу:
Як бачите, у нашій таблиці з'явилися порожні стовпці, а також відсутні комірки. Це все необхідно виправити, але насамперед ми вирівняємо шапку.
Вирівнювання шапки
Вирівняти шапку таблиці в нашому випадку можна тільки вручну, тобто потрібно вирізати текст з одного осередку і вставити його в інший, в якому він знаходиться на сайті. Так як стовпець "Форма" у нас не скопіювався, його ми просто вилучимо.
Для цього клацніть по порожньому стовпчику правою кнопкою мишки, у верхньому меню натисніть кнопку "Видалити"та виберіть пункт "Видалити стовпець".
У нашому прикладі порожніх стовпців два, але в шапці одного з них є текст, який має бути зовсім в іншому стовпці. Власне, саме час перейти до вирівнювання шапки. Якщо у вас осередків (стовпчиків) у шапці стільки ж, скільки і у всій таблиці, просто скопіюйте його з одного осередку і перемістіть в ту, де він знаходиться на сайті. Повторіть аналогічну дію для інших осередків.
- Порада:Використовуйте для виділення тексту мишку, звертаючи увагу на те, щоб виділеним був тільки текст, від першої до останньої літери слова або слів, але не сама комірка.
Щоб вирізати слово з одного осередку, натисніть клавіші "CTRL+X", щоб вставити його, клацніть в осередку, в який його потрібно вставити, і натисніть "CTRL+V".
Якщо з якихось причин ви не можете вставити текст у порожні комірки, можна перетворити текст на таблицю (тільки у випадку, якщо шапка не є елементом таблиці). Однак, куди зручніше буде створити однорядкову таблицю з такою ж кількістю стовпців, як і в тій, що ви скопіювали, і вписати в кожну комірку відповідні назви з шапки. Про те, як створити таблицю, ви можете прочитати у нашій статті (посилання вище).
Дві окремі таблиці, створену вами однорядкову та основну, скопійовану із сайту, потрібно об'єднати. Для цього скористайтесь нашою інструкцією.
Безпосередньо у нашому прикладі для того, щоб вирівняти шапку, а разом з тим ще й видалити порожній стовпець, необхідно спочатку відокремити шапку від таблиці, виконати необхідні маніпуляції з кожної її частин, а потім знову об'єднати ці таблиці.
До об'єднання дві наші таблиці виглядають ось так:
Як ви бачите, кількість стовпців все ще відрізняється, а значить нормально об'єднати дві таблиці поки що не вийде. У нашому випадку ми зробимо так.
1. Видаляємо комірку “Форма” у першій таблиці.
2. Додамо на початку цієї таблиці комірку, в якій буде вказано "№", так як у першому стовпці другої таблиці є нумерація. Також ми додамо комірку з назвою "Команди", яка відсутня в шапці.
3. Видалимо стовпець із символікою команд, який, по-перше, криво скопіювався із сайту, по-друге, нам просто не потрібний.
4. Тепер кількість стовпців в обох таблицях збігається, отже ми можемо їх об'єднати.
5. Готово - таблиця, скопійована з сайту, має цілком адекватний вигляд, який ви можете змінювати як завгодно. Наші уроки вам у цьому допоможуть.
Тепер ви знаєте, як скопіювати таблицю з сайту і вставити її в Word. Крім цього, з цієї статті ви також дізналися, як упоратися зі всіма складнощами зміни та редагування, з якими можна іноді зіткнутися. Нагадаємо, таблиця в нашому прикладі була справді складною, у плані свого виконання. Добре, що більшість таблиць таких проблем не викликають.
PDF -розроблявся як формат представлення книг та журналів на комп'ютерах. У побуті та бізнесі найчастіше застосовується для створення, так би мовити, незмінних документів. Наприклад, ви створили таблицю з тарифами або договір і вам потрібно переслати його клієнту, щоб клієнт нічого там не змінював найкраще зберегти у PDF. Адже Excel можна легко, навіть якщо його захистити паролем.
XML— розроблявся як мова зручна для обробки документів програмами і зручна і зрозуміла для роботи з документом людиною. Можна сказати формат, спеціально створений для Інтернету. Дуже часто через таку універсальну мову проходять обміни між двома програмами. Наприклад, автоматичне вивантаження з Access і завантаження 1С.
Повний список доступних форматів показаний на зображенні:
Як і показано раніше, для збереження Excel у PDF потрібно зайти в меню, вибрати Зберегти як — далі пункт PDF або XPS (на першому малюнку).
XPS — це також спеціальний формат захисту змісту документа, можна сказати електронний аркуш паперу.
Excel у JPEG або PNG
Для формату картинки немає спеціальної функції збереження, але це досить просто зробити засобами Windows.
Насамперед, майже на кожній клавіатурі є спеціальна кнопка Print Screen (скриншот екрану), розташована вона правіше за F12. Написано на ній найчастіше щось типу PrtScn або Prt Sc.
Після натискання цієї кнопки картинка із зображенням екрану зберігається і ви можете вставити її будь-куди: у лист, Word або в програму Paint. З Paint вже можна зберегти і в JPEG та PNG.
Якщо потрібно копіювати лише активне вікно, натисніть Alt+PrtScn — описано докладніше .
Ще простіше знайти програму ножиці (починаючи з Windows 7 вбудована). Пуск — усі програми — Стандартні там є ці ножиці — тепер ви можете виділяти будь-який фрагмент і тут же зберігати в потрібному форматі малюнка. Зручно – рекомендую тим, хто не користується.
Якщо у вас MAC – для скріншота натисніть Shift+Command+3
Зберегти Excel у XML
Знову ж таки як показано на великій картинці тиснемо лівою кнопкою миші на Зберегти як - далі відкриється вікно збереження у вікні Тип файлу шукаємо XML-дані (*.xml).
Поділіться нашою статтею у ваших соцмережах:Якщо при збереженні з'являється помилка, збережіть у форматі таблиця XML 2003, також є у списку. Найчастіше це відбувається т.к. XML документ може не сприйняти більше 65 тис. рядків, а 2003 формат їх обрізає!
Це питання виникає, якщо ви натикаєтеся в Інтернеті на якісь дані, представлені у вигляді таблиці, і хочете зберегти їх у форматі Microsoft Word(Можливо, попередньо відредагувавши). Якщо просто відкрити збережену HTML-сторінку в Word і спробувати її зберегти «як документ Word», то у вас збережеться початковий формат сторінки, який навряд чи прийнятний як самостійний документ, а вичищати його від усього зайвого - замучитеся.
Найпростіше – перенести таблицю через буфер обміну. Це можна зробити з будь-якого браузера або попередньо зберігши сторінку в дисковому файлі, а потім відкривши її в Word. В останньому варіанті простіше виділити саме таблицю, не захопивши жодних зайвих елементів, - при наведенні курсору на таблицю версії Wordпісля XP показують поруч із таблицею у лівому верхньому куті значок, при клацанні на якому виділиться вся таблиця (можна також натиснути на клавіші
Змінити вигляд такої таблиці можна, вибравши для неї новий стиль. У Word 2003 це робиться через меню з неочевидною назвою Таблиця Автоформат таблиці та наступним вибором зі списку одного зі стилів рамки (найпростіший називається Сітка таблиці 1). У нових версіях це ще простіше, тому що кілька стилів таблиці світяться прямо на вкладці Конструктор, а решта кількох десятків доступна через нижню кнопочку праворуч від них (на неї вказує курсор на рис. 3). Навіть там є і найпростіша таблиця з тонкими чорними лініями.
Мал. З.3. Стилі таблиць Office 2007
Зазвичай цього недостатньо – доводиться ще змінити шрифт, задати йому чорний колір, видаляти гіперпосилання (кольорові шрифти при друкуванні на звичайному чорно-білому лазерному принтері відображатимуться негарними відтінками сірого в дрібну сіточку), відформатувати абзаци при необхідності. Але це все одно незрівнянно простіше, ніж створювати таку таблицю з нуля, переносячи її комірку за коміркою.
Новий документ під час його створення знаходиться в пам'яті комп'ютера, і, якщо його не зберегти на диску, після закриття програми (в даному випадку Excel) цей документ зникне і відновити його буде неможливо. Іноді документ справді може бути «одноразовим», тобто його створюють лише для того, щоб скористатися ним один раз (наприклад, надрукувати). Однак у більшості випадків створений документ потрібно зберегти для того, щоб надалі з ним можна було працювати. Крім цього, як правило, зберігати потрібний і вже існуючий на диску документ, якщо до нього було внесено зміни. Для збереження документа слід виконати одну з таких дій: - вибрати інструмент Зберегти панелі Стандартна; - натиснути комбінацію Ctrl+S (Save) чи Shift+F12; - Виконати команду Зберегти (Файл).
Якщо новий документ зберігається вперше, то з'являється вікно збереження, в якому необхідно: » 1) вибрати диск, на якому буде зберігатися файл, для чого слід відкрити закритий список Папка і клацнути по рядку з ім'ям диска; 2) перейти до каталогу, в якому зберігатиметься файл; 3) у полі введення Ім'я файлу ввести ім'я файлу, що зберігається; 4) натиснути клавішу Enter або натиснути кнопку Зберегти. Для переходу в потрібний каталог можна використовувати наступні прийоми: вхід у каталог - подвійне клацання по каталогу (на ім'я або малюнок) у списку каталогів і файлів; вихід з каталогу (перехід до каталогу вищого рівня) - клацання по інструменту Вгору або комбінація Alt+2; » повернення до попереднього (останнього) каталогу - клацання по лівій секції інструменту Назад або комбінація Alt+1; « повернення в один з попередніх каталогів - клацання по правій секції інструменту Назад і клацанням вибір каталогу в списку. Розширення файлу під час введення імені набирати не обов'язково, воно буде присвоюватися автоматично. Файл книги Excel матиме розширення xls.
Для завдання імені файлу, що зберігається, можна використовувати закритий список Ім'я файлу, в якому зберігаються імена документів, що раніше набиралися. Властивості форма, при якій перелік подається у вигляді списку, а при натисканні на файл зі списку, праворуч від нього з'являється короткий опис його властивостей (див. п. 3.2.5). Вибір форми подання можна також виконувати, клацаючи по лівій секції інструмента Вид або натискаючи Alt+б. Форми уявлення будуть послідовно змінюватися. Найбільш часто використовуваною та зручною є форма Список. Форми Таблиця та Властивості застосовуються при необхідності.
Використання інших форм не становить великого практичного інтересу.
Записування таблиць Ексель у комп'ютер називається збереження. Це такий процес, коли ми робимо з таблиці файл і вносимо його на Локальний диск . Потім файл із таблицею можна відкрити на комп'ютері, перенести на флешку, відправити по інтернету.
Як зберегти таблицю Excel
1 . Натисніть напис «Файл» у верхньому лівому куті програми.
Якщо такого напису немає, клацніть на круглій кнопці з кольоровими квадратами. Вона також знаходиться у лівому верхньому кутку Екселя.
2 . Виберіть зі списку «Зберегти як».
3 . Відкриється маленьке вікно. Через нього слід вибрати місце на комп'ютері, куди слід записати таблицю. Зробити це можна через ліву частину.
Потім відкриваю папку «Звіти».
Якщо потрібної папки немає, її можна створити у віконці. Для цього натиснути кнопку «Нова папка» вгорі.
Перевіряю, чи правильно вибрано місце для збереження. Воно буде написано у верхній частині вікна.
4 . Надрукуйте назву для файлу або залиште таким, як пропонує комп'ютер. Назва можна змінити в нижній частині, у рядку "Ім'я файлу".
Віконце зникне - це означатиме, що файл з таблицею записався у вказане місце.
Тепер можна закрити програму Excelта спробувати знайти записаний файл у комп'ютері. Для цього відкрийте місце, яке вибрали під час збереження. Там має бути файл із зазначеною назвою або стандартним ім'ям "Книга 1".
Важливо! При складанні таблиці краще іноді її зберігати. Для цього використовуйте таку кнопку у верхньому лівому кутку програми:
Натиснувши її, таблиця перезапишеться. Тобто раніше записаний варіант заміниться новим. Це потрібно, щоби випадково не втратити дані. Адже якщо в комп'ютері відбудеться збій (зависання, відключення електрики), то велика ймовірність втрати таблиці.
