तार्किक प्रारूप
मुद्रा प्रारूप
संख्या स्वरूप
डेटा के प्रकार
टेक्स्ट फ़ील्ड का आकार 1 से 255 वर्णों तक हो सकता है।
संख्यात्मक फ़ील्ड प्रकार निम्नलिखित सूची से मान स्वीकार कर सकता है:
बाइट- 0 से 4,255 तक के पूर्णांक;
साबुत- पूर्णांक - 32768 से 32767 तक;
लंबापूर्णांक - पूर्णांक - 2147483648 से 2147483647 तक;
फ़्लोटिंग पॉइंट (4 बाइट्स)- संख्याएँ - 3.402823E38 से 3.402823E38 तक;
फ़्लोटिंग पॉइंट (8 बाइट्स) -माइनस 1.79769313486232E308 से प्लस 1.79769313486232E308 तक की संख्याएँ।
दिनांक/समय प्रारूप
डेटा प्रकार के लिए दिनांक समयउदाहरणों सहित नीचे फ़ील्ड प्रारूपों का एक सेट दिया गया है:
पूर्ण प्रारूप (डिफ़ॉल्ट रूप से सेट) 04/15/94 05:30:10 आरएम
संक्षिप्त तिथि प्रारूप 04/15/94
लंबे समय का प्रारूप 17:30:10
औसत समय प्रारूप 05:30 आरएम
लघु समय प्रारूप 17:30
डिफ़ॉल्ट रूप से, मुद्रा प्रारूप दो दशमलव स्थानों के साथ लिखे गए नंबर होते हैं, जिन्हें अंक समूहों द्वारा अलग किया जाता है और नोट किया जाता है "आर।"अंत में। उपयोगकर्ता पंक्ति में लिख सकता है फ़ील्ड प्रारूपआपके प्रारूप के लिए टेम्पलेट. मान लीजिए कि आपको डॉलर की राशि दर्ज करने की आवश्यकता है। फिर आपको कर्सर को शब्द पर रखना होगा मुद्राऔर इसे एक प्रारूप टेम्पलेट से बदलें, उदाहरण के लिए, इस तरह: # ###$ .
काउंटर प्रारूप
"काउंटर" प्रकार के फ़ील्ड एक विशिष्ट कार्य करते हैं - तालिका रिकॉर्ड की स्वचालित पहचान। इसलिए, ऐसे फ़ील्ड में कुछ गुण होते हैं जिन्हें बदला जा सकता है। सबसे पहले, एक काउंटर हमेशा एक संख्या होती है। दूसरे, इसकी कीमत अपने आप बढ़ जाती है. काउंटर बदलने के लिए एक्सेस दो विकल्प प्रदान करता है: सुसंगतऔर यादृच्छिक।पहला विकल्प सुविधाजनक है क्योंकि यह आपको प्रविष्टियों को क्रमांकित करने की अनुमति देता है। दूसरे विकल्प का उपयोग किया जा सकता है यदि आपको किसी तालिका में रिकॉर्ड एन्कोडिंग के लिए एक सिस्टम बनाने की आवश्यकता है जो लापरवाह ऑपरेटर कार्यों से सुरक्षित है।
बूलियन फ़ील्ड में एक सेल में केवल दो मानों में से एक हो सकता है: हाँया नहीं।बूलियन प्रकारों के नामकरण के लिए एक्सेस दो और विकल्प प्रदान करता है: सही गलतऔर बंद।चाहे आप कोई भी फ़ील्ड प्रारूप चुनें, तार्किक फ़ील्ड को चेकबॉक्स के सेट के रूप में तालिका में दर्शाया जाएगा। जब आप अपने माउस से चेकबॉक्स पर क्लिक करते हैं, तो इससे वर्ग में एक चेकमार्क छवि दिखाई देती है, जो एक बूलियन मान से मेल खाती है हाँ. चेकबॉक्स को रीसेट करने का मतलब सेल फ़ील्ड में बूलियन मान निर्दिष्ट करना है नहीं।बूलियन फ़ील्ड का उपयोग अलग-अलग हो सकता है, उदाहरण के लिए प्रश्नावली में या नियंत्रण बनाने के लिए।
OLE ऑब्जेक्ट फ़ील्ड(ऑब्जेक्ट लिंकिंग और एम्बेडिंग) - सूची से चयनित अंतिम फ़ील्ड प्रकार। इसमें केवल दो गुण हैं: एक हस्ताक्षर और एक "आवश्यक फ़ील्ड" पैरामीटर। खेत इस प्रकार काजानकारी को इस तरह संग्रहित न करें, बल्कि उन वस्तुओं के लिंक शामिल करें जिन्हें OLE डेटा एक्सचेंज प्रोटोकॉल का उपयोग करके डेटाबेस में शामिल किया जा सकता है। ऐसी वस्तुएं, उदाहरण के लिए, ग्राफ़िक फ़ाइलें हो सकती हैं।
फ़ील्ड सेल में OLE ऑब्जेक्ट को एम्बेड करने के लिए, आपको उस पर कर्सर रखना होगा और दाएँ माउस बटन पर क्लिक करके कॉल करना होगा संदर्भ मेनू. वहां कमांड सेलेक्ट करें वस्तु सम्मिलित करें. प्रोग्राम ऑब्जेक्ट प्रकार का चयन करने के लिए एक संवाद बॉक्स खोलेगा। इस मामले में ऑब्जेक्ट की पहचान उस एप्लिकेशन से की जाती है जिसमें इसे बनाया या संपादित किया जा सकता है।
ऑब्जेक्ट डालने का दूसरा विकल्प रेडियो बटन का चयन करना है फ़ाइल से बनाएं खिड़की में किसी वस्तु को सम्मिलित करना।मेंइस मामले में, यह माना जाता है कि फ़ाइल पहले से मौजूद है और आपको इसके साथ कनेक्शन स्थापित करने की आवश्यकता है। एक्सेस करने पर एक डॉक्यूमेंट ओपन विंडो खुलेगी और चयन करने के बाद वांछित फ़ाइलयह निर्धारित करेगा कि इसके साथ काम करने के लिए किस एप्लिकेशन को खोलने की आवश्यकता है।
ओएलई डेटा प्रविष्टि
फ़ोटो नामक OLE ऑब्जेक्ट फ़ील्ड को स्क्रीन पर ऑब्जेक्ट (छवि) प्रदर्शित किए बिना भी भरा जा सकता है। निम्नलिखित ऑब्जेक्ट को OLE प्रकार फ़ील्ड में संग्रहीत किया जा सकता है।
रेखापुंज छवियाँ.
ध्वनि फ़ाइलें
रेखांकन और (आरेख)
वर्ड या एक्सेल
इस प्रकार कि उन्हें देखा, सुना या उपयोग किया जा सके। जब आप किसी OLE ऑब्जेक्ट को किसी तालिका में रखते हैं, तो आपको ऑब्जेक्ट का वर्णन करने वाला टेक्स्ट दिखाई देगा (उदाहरण के लिए, OLE प्रकार फ़ील्ड में आप पेंटब्रश चित्र देख सकते हैं)। किसी वस्तु में प्रवेश करने के दो तरीके हैं।
क्लिपबोर्ड से चिपकाएँ
इन्सर्ट->ऑब्जेक्ट कमांड निष्पादित करने के बाद दिखाई देने वाले डायलॉग बॉक्स से इन्सर्ट करें
मेमो डेटा प्रविष्टि
रिकेंज़िया फ़ील्ड में MEMO प्रकार का डेटा होता है। यह प्रकार आपको प्रत्येक प्रविष्टि के लिए 64,000 बाइट्स तक पाठ दर्ज करने की अनुमति देता है। तालिका प्रविष्ट पाठ का केवल एक भाग प्रदर्शित करती है। दबाने से
किसी तालिका में रिकॉर्ड के माध्यम से आगे बढ़ें
एक नियम के रूप में, डेटा दर्ज करने के बाद अक्सर कुछ बदलाव करना आवश्यक हो जाता है। यह निम्नलिखित कारणों से हो सकता है:
नई जानकारी प्राप्त हुई
त्रुटियाँ पाई गईं
नई प्रविष्टियाँ जोड़ने की आवश्यकता है
डेटा बदलने के लिए, पहले तालिका खोलें, डेटाबेस विंडो में, तालिकाओं की सूची में उसके नाम वाली पंक्ति पर डबल-क्लिक करके तालिका खोलें। आआआआआआआ
यदि आप तालिका डिज़ाइन मोड में हैं, तो डेटा में परिवर्तन करने के लिए तालिका दृश्य में प्रवेश करने के लिए दृश्य बटन पर क्लिक करें।
प्रविष्टियों के माध्यम से नेविगेट करें
किसी भी रिकॉर्ड पर जाने के लिए, आप बस उस पर कर्सर रख सकते हैं या माउस से उस पर क्लिक कर सकते हैं, लेकिन यदि तालिकाएँ बहुत बड़ी हैं, तो वांछित रिकॉर्ड पर जल्दी जाने की समस्या विशेष रूप से तीव्र हो जाती है
आप रिकॉर्ड्स के माध्यम से आगे बढ़ने के लिए लंबवत स्क्रॉल बार का उपयोग कर सकते हैं। स्क्रॉल बार पर तीर बटन आपको प्रति क्लिक केवल एक स्थिति में रिकॉर्ड मार्कर को स्थानांतरित करने की अनुमति देते हैं, इसलिए, तेजी से आगे बढ़ने के लिए (एक साथ कई रिकॉर्ड के माध्यम से), स्क्रॉल बार स्लाइडर का उपयोग करना बेहतर है आगे कई स्थितियों में जाने के लिए स्क्रॉल बार पर स्लाइडर और बटन के बीच का क्षेत्र।
एडिट->गो कमांड टेबल के चारों ओर तेजी से घूमने के लिए कई विकल्प प्रदान करता है।
डेटाशीट दृश्य में विंडो के नीचे स्थित पांच जंप बटन का उपयोग रिकॉर्ड के माध्यम से नेविगेट करने के लिए भी किया जा सकता है। यदि आप रिकॉर्ड संख्या (किसी दिए गए रिकॉर्ड के लिए पंक्ति संख्या) जानते हैं, तो इन बटनों पर क्लिक करने से आप किसी भी रिकॉर्ड पर जा सकते हैं। , रिकॉर्ड संख्या फ़ील्ड पर क्लिक करें, प्रविष्टि संख्या दर्ज करें और कुंजी दबाएँ
जैसे ही आप टेबल के चारों ओर घूमते हैं, स्क्रॉल बार संकेतों पर ध्यान दें। जब तक आप रिकॉर्ड में किसी फ़ील्ड पर क्लिक नहीं करते, एक्सेस रिकॉर्ड संख्या फ़ील्ड को अपडेट नहीं करेगा।
सेटपॉइंट खोज
हालाँकि रिकॉर्ड संख्या जानने के बाद आप उस पर जा सकते हैं और एक विशिष्ट फ़ील्ड ढूंढ सकते हैं, ज्यादातर मामलों में आपको रिकॉर्ड में एक विशिष्ट मान खोजने की आवश्यकता होगी यह तीन तरीकों से किया जा सकता है:
कमांड का चयन करें Edit->Find (Edrt->Find)
टूलबार पर स्थित निर्दिष्ट टेक्स्ट ढूंढें बटन पर क्लिक करें (यह दूरबीन दिखाता है)।
कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करें
इनमें से किसी भी विधि का उपयोग करते समय, एक संवाद बॉक्स दिखाई देगा। केवल किसी विशिष्ट फ़ील्ड को खोजने के लिए, कर्सर को उसमें रखें (और संवाद बॉक्स खोलने से पहले ऐसा करें)। संवाद बॉक्स में केवल वर्तमान फ़ील्ड खोजें चेक बॉक्स का चयन करें और एक्सेस केवल निर्दिष्ट फ़ील्ड खोजेगा।
यह डायलॉग बॉक्स आपको विभिन्न खोज पैरामीटर सेट करने की अनुमति देता है। क्या ढूंढें टेक्स्ट बॉक्स में, वह मान दर्ज करें जिसे आप ढूंढ रहे हैं। आप फ़ील्ड में दिखाई देने वाले मान को दर्ज कर सकते हैं या निम्नलिखित विशेष वर्णों का उपयोग कर सकते हैं:
* -- किसी भी संख्या में वर्णों से मेल खाता है
एक वर्ण से मेल खाता है
# -- एक अंक से मेल खाता है
यह समझने के लिए कि ये प्रतीक कैसे काम करते हैं, मान लीजिए कि आप AB से शुरू होने वाले सभी मान ढूंढना चाहते हैं, ऐसा करने के लिए AB* दर्ज करें।
अब मान लें कि आप वे मान ढूंढना चाहते हैं जो वर्ण 001 पर समाप्त होते हैं। इस स्थिति में, *001 दर्ज करें। किसी भी मान को खोजने के लिए जो अक्षर AB से शुरू होता है, अक्षर 001 पर समाप्त होता है, और बीच में केवल दो अक्षर हैं, AB??001 दर्ज करें। यदि आपको "को" से समाप्त होने वाले सभी अंतिम नामों को ढूंढना है, तो ब्रोडस्की और त्चिकोवस्की जैसे मूल्यों को खोजने के लिए, *को दर्ज करें।
मैच ड्रॉप-डाउन सूची में तीन विकल्प हैं:
मैदान के किसी भी भाग के साथ
पूरा मैदान
फ़ील्ड की शुरुआत से (फ़ील्ड की शुरुआत)
मानक विकल्प संपूर्ण फ़ील्ड है, उदाहरण के लिए, यदि मान पेट के बराबर है तो मान पेट पाया जाएगा। यदि फ़ील्ड का कोई भी भाग विकल्प चुना गया है, तो खोज के परिणामस्वरूप पेट्रोव और पेत्रोव्स्की मान पुनर्प्राप्त किए जाएंगे। शपेटनी, आदि। ओ की सेटिंग के साथ खोज के परिणामस्वरूप, पेट्रोव, पेत्रोव्स्की मान मिलेंगे।
खोज ड्रॉप-डाउन सूची से, आप ऊपर, नीचे, सभी सेट में से एक या अधिक विकल्प चुन सकते हैं।
जब आप केवल वर्तमान फ़ील्ड खोजें विकल्प बटन का चयन करते हैं, तो मान केवल एक फ़ील्ड में खोजा जाएगा। मैच केस चेकबॉक्स यह निर्धारित करता है कि अपरकेस और लोअरकेस अक्षरों को अलग किया जाएगा या नहीं। डिफ़ॉल्ट रूप से, वे भिन्न नहीं होते हैं। मान की खोज करने पर पेट, पेट, पेट्र और पेट्रोव मिलेंगे। जब आप मैच केस चेकबॉक्स का चयन करते हैं, तो आपको एक खोज स्ट्रिंग दर्ज करनी होगी जो अपरकेस और लोअरकेस अक्षरों को ध्यान में रखती है
जाहिर है, संख्या, मुद्रा और दिनांक/समय डेटा प्रकारों के लिए, केस संवेदनशीलता का कोई मतलब नहीं है।) यदि आप मैच केस चेक बॉक्स का चयन करते हैं, तो एक्सेस खोज फ़ील्ड प्रारूप फ़ील्ड को स्वरूपित के रूप में अनदेखा कर देता है (यदि आपने तालिका फ़ील्ड को स्वरूपित किया है , इस बॉक्स को चेक करें) उदाहरण के लिए, आपको अप्रैल 1982 में जन्मे सभी लोगों के रिकॉर्ड के लिए डेटबर्थ फ़ील्ड को खोजना होगा। ऐसा करने के लिए, फॉर्मेटेड विकल्प के रूप में खोज फ़ील्ड को चेक करें और अप्रैल 92 दर्ज करें। यदि आप इस बॉक्स को चेक नहीं करते हैं, तो खोजें सटीक जन्मतिथि के अनुसार प्रदर्शन करना होगा, उदाहरण के लिए, 4/8/92 खोजें
खोज फ़ील्ड को स्वरूपित चेकबॉक्स के रूप में उपयोग करने से खोज काफी धीमी हो सकती है।
खोज तब शुरू होती है जब आप पहले खोजें या अगला खोजें बटन पर क्लिक करते हैं, एक बार जब आपको कोई मान मिल जाता है, तो एक्सेस उसे चुन लेता है। पहला मिलान मूल्य खोजने के लिए, खोजें बटन पर क्लिक करें। अगला मान खोजने के लिए, अगला खोजें बटन पर क्लिक करें। खोज प्रक्रिया के दौरान संवाद बॉक्स खुला रहता है। इसलिए, एक बार जब आपको अपना इच्छित मान मिल जाए, तो संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए बंद करें बटन पर क्लिक करें
OLE ऑब्जेक्ट फ़ील्ड(ऑब्जेक्ट लिंकिंग और एम्बेडिंग) - सूची से चयनित अंतिम फ़ील्ड प्रकार। इसमें केवल दो गुण हैं: एक हस्ताक्षर और एक "आवश्यक फ़ील्ड" पैरामीटर। इस प्रकार के फ़ील्ड जानकारी को संग्रहीत नहीं करते हैं, लेकिन उन वस्तुओं के लिंक होते हैं जिन्हें OLE डेटा एक्सचेंज प्रोटोकॉल का उपयोग करके डेटाबेस में शामिल किया जा सकता है। ऐसी वस्तुएं, उदाहरण के लिए, ग्राफ़िक फ़ाइलें हो सकती हैं। यहां तक कि सबसे अच्छा डीबीएमएस भी आज मौजूद सभी प्रकार की सूचना प्रस्तुति का भंडारण प्रदान करने में सक्षम नहीं है। हां, ये जरूरी नहीं है. यह किसी एप्लिकेशन के साथ संचार करने के लिए पर्याप्त है जो एक या दूसरे प्रकार की फ़ाइल के साथ काम करता है। यही कारण है कि OLE प्रोटोकॉल मौजूद है।
किसी OLE ऑब्जेक्ट को फ़ील्ड सेल में एम्बेड करने के लिए, आपको उस पर कर्सर रखना होगा और दाएँ माउस बटन पर क्लिक करके, संदर्भ मेनू को कॉल करना होगा। वहां कमांड सेलेक्ट करें वस्तु सम्मिलित करें. प्रोग्राम ऑब्जेक्ट प्रकार का चयन करने के लिए एक संवाद बॉक्स खोलेगा। इस मामले में ऑब्जेक्ट की पहचान उस एप्लिकेशन से की जाती है जिसमें इसे बनाया या संपादित किया जा सकता है। उस स्थिति में जब इस विंडो में स्विच का चयन किया जाता है नया निर्माण, संबंधित एप्लिकेशन खुलता है, जिसके साथ काम करना सामान्य से कुछ अलग होता है। इसलिए, उपयोगकर्ता खोलने में सक्षम नहीं है मौजूदा फ़ाइलइसे एक वस्तु बनाने के लिए। उदाहरण के लिए, यदि आप चुनते हैं शब्द दस्तावेज़और तैयार दस्तावेज़ पहले से ही डिस्क पर है, आपको इसे संपादक में अलग से खोलना होगा, इसे क्लिपबोर्ड पर कॉपी करना होगा, और फिर एक्सेस से जुड़े दस्तावेज़ विंडो पर जाना होगा और क्लिपबोर्ड की सामग्री को पेस्ट करना होगा। यदि ऑब्जेक्ट बनाया गया है, जैसा कि वे कहते हैं, "स्क्रैच से", तो चयनित एप्लिकेशन में काम सामान्य तरीके से होता है। एप्लिकेशन से बाहर निकलने का आदेश भी संशोधित किया गया है। इस मामले में, एप्लिकेशन को बंद करना और विंडोज़ में समाप्त करना अब संभव नहीं है, आप केवल एक्सेस पर लौट सकते हैं;
किसी ऑब्जेक्ट को सम्मिलित करने का दूसरा विकल्प रेडियो बटन का चयन करना है फ़ाइल से बनाएंखिड़की में किसी वस्तु को सम्मिलित करना. इस मामले में, यह माना जाता है कि फ़ाइल पहले से मौजूद है, और आपको इसके साथ कनेक्शन स्थापित करने की आवश्यकता है। एक्सेस एक दस्तावेज़ खोलने वाली विंडो खोलेगा और, वांछित फ़ाइल का चयन करने के बाद, यह निर्धारित करेगा कि इसके साथ काम करने के लिए किस एप्लिकेशन को खोलने की आवश्यकता है। कृपया ध्यान रखें कि एकाधिक एप्लिकेशन एक ही फ़ाइल प्रकार से मेल खा सकते हैं। उदाहरण के लिए, बीएमपी एक्सटेंशन वाली फाइलें विभिन्न ग्राफिक संपादकों द्वारा उपयोग की जाती हैं। चयनित एक्सेस एप्लिकेशन प्रारंभ होता है और उपयोगकर्ता द्वारा चयनित फ़ाइल को खोलता है। जब आप प्रोग्राम बंद करते हैं तो ऑब्जेक्ट इंजेक्शन समाप्त हो जाता है।
तालिका मोड में डेटा दर्ज करना और संपादित करना
बटन दबाने पर DBMS टेबल मोड में स्विच हो जाता है। टेबल विंडो का उपयोग करता है विशेष प्रतीकनई और वर्तमान में संपादित प्रविष्टि प्रदर्शित करने के लिए।
चित्र.5. टेबल मोड में टेबल विंडो
प्रत्येक तालिका में एक खाली प्रविष्टि होती है जो अंतिम के बाद आती है मौजूदा प्रविष्टिऔर नया डेटा दर्ज करने के लिए अभिप्रेत है। प्रवेश करने के लिए, कर्सर को तालिका फ़ील्ड में रखें और कीबोर्ड पर डेटा दर्ज करें। अगले फ़ील्ड पर जाने के लिए TAB कुंजी का उपयोग करें, पिछले फ़ील्ड पर जाने के लिए - SHIFT+TAB का उपयोग करें। किसी अन्य रिकॉर्ड पर जाने पर रिकॉर्ड स्वचालित रूप से सहेजा जाता है (तालिका की बाईं सीमा पर रिकॉर्ड मार्कर आकार बदलता है: एक पेंसिल के बजाय एक त्रिकोण दिखाई देता है), यानी, तालिका में डेटा की विशेष बचत की आवश्यकता नहीं है। रिकॉर्ड्स के बीच जाने के लिए, आप टेबल विंडो के नीचे (पहले, अगले, आखिरी रिकॉर्ड तक) ऑन-स्क्रीन बटन का उपयोग कर सकते हैं।
कुछ फ़ील्ड बदले नहीं जा सकते: ये "काउंटर", परिकलित फ़ील्ड और फ़ील्ड हैं जो एक तालिका के साथ सामूहिक रूप से काम करते समय किसी अन्य उपयोगकर्ता द्वारा लॉक किए जाते हैं। यदि डेटाबेस रीड-ओनली मोड में खोला गया था, तो डेटा प्रविष्टि भी उपलब्ध नहीं है।
डेटा संपादनइसमें निम्नलिखित बुनियादी ऑपरेशन शामिल हैं: डेटा मान बदलना, रिकॉर्ड हटाना, रिकॉर्ड जोड़ना। "टेबल" मोड में डेटा को सही करने के लिए, "मैनुअल" तरीकों का उपयोग किया जाता है: माउस कर्सर को तालिका में बदले जाने वाले स्थान पर ले जाया जाता है, एक टुकड़ा (एक अलग फ़ील्ड, रिकॉर्ड या कॉलम) चुना जाता है और नया डेटा दर्ज किया जाता है , डेटा बफ़र से डाला जाता है, या DELETE कुंजी का उपयोग करके डेटा हटा दिया जाता है।
टुकड़े चुनने की विधियाँ:
मैदानदोगुना अलग दिखता है एक माउस क्लिक के साथ,
अभिलेख(लाइन) को विंडो के बाएँ बॉर्डर के पास खाली ग्रे सेल पर क्लिक करके चुना जाता है,
स्तंभकॉलम हेडर पर क्लिक करके हाइलाइट किया गया,
आयताकार टुकड़ा: एक कोने में एक फ़ील्ड का चयन करें, SHIFT कुंजी दबाएँ और, इसे जारी किए बिना, विपरीत कोने में फ़ील्ड का चयन करें (या माउस को खींचें)।
संपूर्ण तालिकातालिका के ऊपरी बाएँ कोने में ग्रे आयत पर क्लिक करके हाइलाइट किया गया।
डेटा कॉपी करने के लिएएक टेबल से दूसरे टेबल पर (या एक ही टेबल पर) विंडोज बफर का उपयोग किया जाता है:
· एक तालिका में आवश्यक डेटा का चयन करें;
· टूलबार पर "कॉपी करें" बटन पर क्लिक करें;
· गंतव्य फ़ील्ड पर जाएं (माउस से उस पर इंगित करके या TAB कुंजियों से कर्सर घुमाकर),
· टूलबार पर "इन्सर्ट" बटन पर क्लिक करें।
बूलियन फ़ील्ड
बूलियन फ़ील्ड का उपयोग डेटा को संग्रहीत करने के लिए किया जाता है जो दो संभावित मानों में से एक ले सकता है। बूलियन फ़ील्ड फ़ील्ड प्रारूप संपत्ति आपको कस्टम प्रारूप या तीन अंतर्निहित प्रारूपों में से एक का उपयोग करने की अनुमति देती है: सही/गलत, हां/नहीं, या चालू/बंद। इस मामले में, मान सत्य, हां और चालू तार्किक मान सत्य के बराबर हैं, और मान गलत, नहीं और बंद तार्किक मान गलत के बराबर हैं।
यदि आप एक अंतर्निहित प्रारूप का चयन करते हैं और फिर समकक्ष बूलियन मान दर्ज करते हैं, तो दर्ज किया गया मान चयनित प्रारूप में प्रदर्शित किया जाएगा। उदाहरण के लिए, यदि फ़ील्ड नियंत्रण में मान True या On दर्ज किया गया है, जिसमें फ़ील्ड फ़ॉर्मेट प्रॉपर्टी हाँ/नहीं पर सेट है, तो दर्ज किया गया मान तुरंत हाँ में परिवर्तित हो जाता है।
कस्टम प्रारूप बनाते समय, प्रारूप संपत्ति से वर्तमान मान हटा दें और अपना स्वयं का प्रारूप दर्ज करें।
मुक्त-लंबाई वाले पाठ फ़ील्ड
फ्री-लेंथ टेक्स्ट फ़ील्ड (एमईएमओ फ़ील्ड) में साधारण टेक्स्ट फ़ील्ड के समान डेटा प्रकार हो सकते हैं। इन फ़ील्ड्स के बीच अंतर यह है कि MEMO फ़ील्ड्स की लंबाई टेक्स्ट फ़ील्ड्स के आकार की तुलना में बहुत बड़ी हो सकती है। में हो सकता है लंबा पाठया पाठ और संख्याओं का संयोजन।
OLE ऑब्जेक्ट फ़ील्ड
एमएस एक्सेस आपको टेबल छवियों और अन्य बाइनरी डेटा (उदाहरण के लिए, एक एमएस एक्सेल स्प्रेडशीट, एक एमएस वर्ड दस्तावेज़, एक चित्र, एक ध्वनि रिकॉर्डिंग) को माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस टेबल में लिंक या एम्बेडेड स्टोर करने की अनुमति देता है। इन उद्देश्यों के लिए, OLE ऑब्जेक्ट फ़ील्ड डेटा प्रकार का उपयोग किया जाता है। किसी दिए गए फ़ील्ड प्रकार में आपके द्वारा दर्ज किए जा सकने वाले डेटा की वास्तविक मात्रा मात्रा से निर्धारित होती है हार्ड ड्राइवआपका कंप्यूटर (1 गीगाबाइट तक)।
लुकअप विज़ार्ड डेटा प्रकार
इस डेटा प्रकार का चयन करने से लुकअप विज़ार्ड लॉन्च होता है, जो एक फ़ील्ड बनाता है जो ड्रॉप-डाउन सूची से मूल्यों का विकल्प प्रदान करता है जिसमें स्थिर मानों या किसी अन्य तालिका से मानों का एक सेट होता है। सेल में सूची से इस विकल्प का चयन करने से लुकअप विज़ार्ड लॉन्च होता है, जो फ़ील्ड प्रकार निर्धारित करता है।
एक्सेस 2010 में किसी फ़ील्ड में ऑब्जेक्ट जोड़ने की क्षमता है OLE डेटा प्रकार के साथ. ऐसे मामले में जहां डेटा प्रकार निर्दिष्ट किया गया है OLE (ऑब्जेक्ट लिंकिंग और एम्बेडिंग- ऑब्जेक्ट बाइंडिंग और एम्बेडिंग), फिर एक्सेस डीबीएमएस बाहरी को बरकरार रखता है एक वस्तुसामान्य डेटाबेस फ़ाइल में, इसके भंडारण के लिए उतना ही स्थान आवंटित किया जाता है जितना यह ऑब्जेक्ट एक अलग फ़ाइल के रूप में लेता है। अंतर्गत वस्तुओंइसे अनुप्रयोगों के रूप में बनाई गई फ़ाइलों के रूप में समझा जाना चाहिए ग्राफ़िक संपादक, वीडियो क्लिप, एमएस ऑफिस अनुप्रयोगों में, आदि। जब एक तालिका उस डेटा से भर जाती है जो एक ऑब्जेक्ट है, तो उस प्रोग्राम के बारे में एक संदेश जिसका उपयोग इस ऑब्जेक्ट को खोलने के लिए किया जा सकता है, OLE डेटा प्रकार के साथ फ़ील्ड की संबंधित स्थिति में उत्पन्न होता है। किसी वस्तु को प्रदर्शित करनाकेवल प्रपत्रों और रिपोर्टों में ही किया जाएगा।
के लिए किसी वस्तु को एम्बेड करनाके साथ मैदान में OLE डेटा प्रकारआपको टेबल खोलनी होगी "कन्स्ट्रक्टर" मोड।उदाहरण के लिए, एक नया फ़ील्ड जोड़ें "उत्पाद फोटो।"डेटा प्रकार चुनें "ओएलई ऑब्जेक्ट फ़ील्ड", और फिर तालिका सहेजें।
तब "तालिका" मोड मेंडेटा दर्ज करने के लिए लाइन में, दाएँ माउस बटन पर क्लिक करें, खुलने वाले मेनू में, कमांड के साथ लाइन का चयन करें, जिससे एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा (चित्र 3.38, चित्र 3.39)।
चावल। 3.38 कोई वस्तु सम्मिलित करना
चावल। 3.39 एक्सेस टेबल में एक नया ऑब्जेक्ट जोड़ने के लिए डायलॉग बॉक्स
याद रखें कि ऑब्जेक्ट को डेटा के रूप में एम्बेड करने के लिए दो विकल्प हैं। पहले विकल्प में एक फ़ाइल बनाने के लिए मानक अनुप्रयोगों का उपयोग करना शामिल है जो एक्सेस का समर्थन करता है, दूसरा विकल्प एक ऑब्जेक्ट सम्मिलित करना है, जो आपको किसी भी फ़ाइल को डेटा स्रोत के रूप में उपयोग करने की अनुमति देता है (चित्र 3.40)।
चावल। 3.40 किसी फ़ाइल से एक्सेस तालिका में एक नया ऑब्जेक्ट जोड़ना
1. किसी फ़ाइल से ऑब्जेक्ट बनाना।
जब डेटा की बात आती है जो डेटाबेस के लिए एक ऑब्जेक्ट है और एक बाहरी फ़ाइल है, तो इन फ़ाइलों का होना आवश्यक है। इसलिए, आपको यह देखने के लिए कई फ़ाइलें बनाने की आवश्यकता होगी कि वे भविष्य में डेटाबेस में कैसे प्रदर्शित होती हैं, और इन फ़ाइलों को बदलने का भी प्रयास करें। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास फ़ाइल में किसी ऑब्जेक्ट की तस्वीर है मॉनिटर.jpg(jpg एक सार्वभौमिक फोटो प्रारूप है)। इस फ़ाइल को डेटाबेस में सहेजने के लिए, आपको बॉक्स को चेक करना चाहिए (चित्र 3.40) "फ़ाइल से बनाएँ", जिसके बाद चित्र 3.41 में दिखाई गई विंडो दिखाई देगी। एक बटन का उपयोग करना "समीक्षा"आपको आवश्यक फ़ाइल का चयन करना चाहिए.
चावल। 3.41 डेटाबेस में ऑब्जेक्ट बनाते समय फ़ाइल ढूँढना
उदाहरण के लिए, फ़ील्ड के लिए संगत पंक्ति में, "उत्पाद फोटो"शब्द प्रकट होगा "पैकेट", इसका मतलब है कि फ़ाइल उस एप्लिकेशन से जुड़ी हुई है जिसने इसे बनाया है। इसलिए, डेटाबेस देखते समय, चाहे वह कोई क्वेरी, फॉर्म या रिपोर्ट हो, उपयोगकर्ता को फ़ाइल की एक छवि एक आइकन के रूप में दिखाई देगी, और जब इस छवि पर डबल-क्लिक किया जाता है, तो सिस्टम पहले एप्लिकेशन ढूंढेगा और फिर सामग्री प्रदर्शित करेगा इसमें फ़ाइल का (इस उदाहरण में, एक फोटो)। अपवाद एक्सटेंशन के साथ सहेजी गई छवि फ़ाइलें हैं .बीएमपी(बिट मैप प्रारूप)। हालाँकि, यह याद रखना चाहिए कि फ़ाइलें बनाई गईं माइक्रोसॉफ्ट अनुप्रयोग, प्रपत्रों और रिपोर्टों में तुरंत प्रदर्शित किया जाएगा। निष्कर्ष सरल है, फ़ोटो को पेंट, वर्ड, जैसे अनुप्रयोगों में डाला जा सकता है। पावर प्वाइंट, अलग फ़ाइलों के रूप में सहेजें, और फिर डेटाबेस से ऑब्जेक्ट के रूप में कनेक्ट करें। अलग-अलग का उपयोग करके एकाधिक फ़ोटो और टेक्स्ट फ़ाइलें बनाने का प्रयास करें विंडोज़ संपादक. उदाहरण के लिए, आप एक वर्ड दस्तावेज़ खोल सकते हैं, फ़ाइल से एक फोटो डाल सकते हैं, टेक्स्ट जोड़ सकते हैं, और फिर इस रूप में सहेज सकते हैं: मॉनिटर.docx(चित्र 3.42)।
चावल। 3.42 वर्ड में फोटो फ़ाइल बनाई गई
2. नई वस्तुओं का निर्माण.
डेटाबेस में नए ऑब्जेक्ट बनाने से आपका तात्पर्य एक ऐसे एप्लिकेशन का उपयोग करना चाहिए जिसमें फ़ाइल बनाई जाती है और फिर इस OLE के प्रकार का वर्णन करने वाले फ़ील्ड में शामिल किया जाता है। नई ऑब्जेक्ट बनाने का मोड शुरू करने के लिए, आपको तालिका खोलनी होगी "टेबल" मोड, विकल्प चुनें "नया निर्माण"संवाद बॉक्स में (चित्र 3.39), और फिर सूची में चयन करें "वस्तु प्रकार"(आवश्यक आवेदन). किसी ऑब्जेक्ट को बनाने के लिए एक्सेस द्वारा समर्थित अनुप्रयोगों की सूची सूची में है (चित्र 3.43), जो कमांड चलाने के बाद खुलेगी "ऑब्जेक्ट डालें" .
चावल। 3.43 एक्सेस ऑब्जेक्ट प्रकारों की सूची जिनका उपयोग फ़ाइलें बनाने के लिए किया जा सकता है
फ़ाइलों के रूप में ऑब्जेक्ट बनाने के लिए एप्लिकेशन का उपयोग करने की सुविधा यह है कि भविष्य में इन फ़ाइलों को स्वायत्त रूप से उपयोग किया जा सकता है या डेटाबेस में सही किया जा सकता है।
चलो गौर करते हैं वस्तु निर्माण विकल्पडेटाबेस के लिए, का उपयोग कर पेंट अनुप्रयोग
उदाहरण के लिए, किसी कंपनी की छवि और टेक्स्ट के साथ एक ऑब्जेक्ट बनाना आवश्यक है, जिसे डेटाबेस उपयोगकर्ता बाद में बदल या सही कर सकता है। ऐसा करने के लिए आपको सूची से चयन करना होगा बिटमैप छवि ऑब्जेक्ट, किसी वस्तु को बनाने की आगे की तकनीक चित्र 3.44 में दिखाई गई है।
1. खुला पेंट अनुप्रयोग
2. किसी फ़ाइल से एक फ़ोटो डालें.
3. पाठ जोड़ें (यदि आवश्यक हो)।
4. फ़ाइल के रूप में सहेजें.
5. एप्लिकेशन बंद करें.
चावल। 3.44 पेंट एप्लिकेशन में ऑब्जेक्ट बनाने की तकनीक
व्यायाम 3.11
1. तालिका में " चीज़ें»मोड में "निर्माता"नाम से एक नया कॉलम जोड़ें "उत्पाद फोटो", डेटा प्रकार " OLE ऑब्जेक्ट फ़ील्ड", परिवर्तनों को सुरक्षित करें।
2. मोड में "मेज़"खेत मेँ "उत्पाद फोटो"एक पंक्ति चुनें "फ़ाइल से ऑब्जेक्ट सम्मिलित करें", चुनें (बिंदु लगाएं) "नया निर्माण"और ड्रॉप-डाउन सूची से निर्दिष्ट करें दस्तावेज़ माइक्रोसॉफ्ट वर्ड . ये खुल जाएगा पाठ संपादक म एस वर्ड, यहां आपको इस पंक्ति में उत्पाद से संबंधित एक चित्र सम्मिलित करना होगा। सूची से चित्रों का चयन करें जो सीधे संपादक में संग्रहीत हैं ("सम्मिलित करें" टैब, "चित्र" आइकन, दाईं ओर संवाद बॉक्स में "प्रारंभ" बटन), या अन्य कार्यक्रमों से एक चित्र डालें। आप पेंट एप्लिकेशन (बिटमैप इमेज ऑब्जेक्ट) का उपयोग कर सकते हैं, जहां आप उत्पाद को स्वयं खींच सकते हैं। बनाई गई फ़ाइल को बंद करें, यह स्वचालित रूप से आपके डेटाबेस से, उस लाइन से लिंक हो जाएगी जिसमें इसे डाला गया था।
3. के लिए इस प्रक्रिया का पालन करें सभी पंक्तियाँआपका अपना "उत्पाद" तालिकाएँ.
4. अपने परिवर्तन सहेजें.
प्रश्नों पर नियंत्रण रखें
1. OLE डेटा प्रकार वाले डेटाबेस में कौन से ऑब्जेक्ट डाले जा सकते हैं?
2. मैं टेबल मोड में किसी टेबल में फोटो कैसे डाल सकता हूं?
3. डेटाबेस में फोटो कहां दिखाई देगी?
4. "नया ऑब्जेक्ट बनाएं" विधि और "फ़ाइल से बनाएं" विधि के बीच क्या अंतर है?
5. यदि किसी उत्पाद फोटो फ़ाइल में एक्सटेंशन है तो उसे डेटाबेस में कैसे रखें .पीएनजी?
6. क्या डेटाबेस में ऑब्जेक्ट के रूप में डाली गई फ़ाइल को सीधे संपादित करना संभव है? फाइल सिस्टमकंप्यूटर?
7. डेटाबेस में प्रेजेंटेशन कैसे डालें?
8. कौन से एप्लिकेशन ऑब्जेक्ट को डेटाबेस में डाला जा सकता है?
