अंतर के लिए एक्सेल में 2 तालिकाओं की तुलना करें। मिलान के लिए एक्सेल में दो कॉलमों की तुलना कैसे करें। एक्सेल में दो कॉलमों के बीच डेटा की तुलना करने का सिद्धांत

हमारे पास दो ऑर्डर तालिकाएँ एक वर्कशीट में कॉपी की गई हैं। एक्सेल में दो तालिकाओं से डेटा की तुलना करना और यह जांचना आवश्यक है कि पहली तालिका में कौन सी स्थिति है लेकिन दूसरी में नहीं। प्रत्येक सेल के मान की मैन्युअल रूप से तुलना करने का कोई मतलब नहीं है।

एक्सेल में मिलान के लिए दो कॉलम की तुलना करें

एक्सेल में दो कॉलम के मानों की तुलना कैसे करें? इस समस्या को हल करने के लिए, हम सशर्त स्वरूपण का उपयोग करने की अनुशंसा करते हैं, जो केवल एक कॉलम में मौजूद आइटम को तुरंत हाइलाइट करता है। तालिकाओं के साथ वर्कशीट:

पहला कदम दोनों तालिकाओं को नाम देना है। इससे यह समझना आसान हो जाता है कि किन सेल श्रेणियों की तुलना की जा रही है:

1. सूत्र - परिभाषित नाम - नाम निर्दिष्ट करें उपकरण का चयन करें।
2. दिखाई देने वाली विंडो में, "नाम:" फ़ील्ड में, मान दर्ज करें - तालिका_1।
3. "रेंज:" इनपुट फ़ील्ड पर क्लिक करने के लिए बाईं माउस बटन का उपयोग करें और रेंज का चयन करें: A2:A15। और ओके पर क्लिक करें.

दूसरी सूची के लिए, वही चरण निष्पादित करें, केवल इसे एक नाम दें - तालिका_2। और श्रेणी C2:C15 - क्रमशः निर्दिष्ट करें।

मददगार सलाह! नाम फ़ील्ड का उपयोग करके रेंज नाम अधिक तेज़ी से निर्दिष्ट किए जा सकते हैं। यह सूत्र पट्टी के बाईं ओर स्थित है। बस कक्षों की श्रेणियों का चयन करें, और नाम फ़ील्ड में, श्रेणी के लिए उपयुक्त नाम दर्ज करें और Enter दबाएँ।

आइए अब Excel में दो सूचियों की तुलना करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग करें। हमें निम्नलिखित परिणाम प्राप्त करने की आवश्यकता है:

वे आइटम जो तालिका_1 में हैं लेकिन तालिका_2 में नहीं हैं, प्रदर्शित किए जाएंगे हरा. उसी समय, वे स्थितियाँ जो तालिका_2 में हैं, लेकिन तालिका_1 में नहीं हैं, उन्हें नीले रंग में हाइलाइट किया जाएगा।

एक्सेल में दो कॉलमों के बीच डेटा की तुलना करने का सिद्धांत

कॉलम कोशिकाओं को स्वरूपित करने की शर्तों को परिभाषित करते समय, हमने COUNTIF फ़ंक्शन का उपयोग किया। इस उदाहरण में, यह फ़ंक्शन जाँचता है कि दूसरे तर्क (उदाहरण के लिए, A2) का मान पहले तर्क की सूची में कितनी बार दिखाई देता है (उदाहरण के लिए, Table_2)। यदि समय की संख्या = 0 है तो सूत्र सत्य लौटाता है। इस मामले में, सेल को सशर्त स्वरूपण विकल्पों में निर्दिष्ट कस्टम प्रारूप सौंपा गया है।

दूसरे तर्क में लिंक सापेक्ष है, जिसका अर्थ है कि चयनित श्रेणी की सभी कोशिकाओं को एक-एक करके जांचा जाएगा (उदाहरण के लिए, A2:A15)। उदाहरण के लिए, एक्सेल में दो मूल्य सूचियों की तुलना करना, यहां तक ​​कि अलग-अलग शीट पर भी। दूसरा सूत्र भी इसी तरह काम करता है. एक ही सिद्धांत को विभिन्न समान कार्यों पर लागू किया जा सकता है।

तालिकाओं के रूप में प्रस्तुत की गई जानकारी का विश्लेषण करना और विभिन्न गणनाओं में उपयोग करना अधिक सुविधाजनक है, लेकिन जब कई समान तालिकाओं से डेटा की तुलना करना आवश्यक होता है, तो यह सब दृश्य रूप से करना बहुत मुश्किल होता है। उपयुक्त सॉफ़्टवेयरऐसी स्थिति में हमेशा मदद मिल सकती है, और आगे हम देखेंगे कि Excel में दो तालिकाओं की तुलना कैसे करें विभिन्न तरीकेविश्लेषण।

दुर्भाग्य से, आप एक बटन के क्लिक से एक्सेल में तालिकाओं की तुलना नहीं कर पाएंगे, और इससे भी अधिक, आपको किसी तरह से डेटा तैयार करना होगा और तुलना करने के लिए एक सूत्र लिखना होगा।

वांछित परिणाम के आधार पर, तालिकाओं से डेटा की तुलना करने की विधि का चयन किया जाता है। सबसे आसान तरीका उन पंक्तियों की पहचान करने के लिए दो समान प्रतीत होने वाले स्तंभों की तुलना करना है जिनमें यह अंतर अभी भी मौजूद है। आप इस प्रकार संख्यात्मक मान और पाठ दोनों की तुलना कर सकते हैं।

आइए डिजिटल मानों के दो स्तंभों की तुलना करें जिनमें केवल कुछ कोशिकाओं में अंतर है। बगल वाले कॉलम में एक सरल सूत्र लिखकर दो कोशिकाओं की समानता की शर्त बताई "=बी3=सी3", हमें परिणाम मिलेगा "सत्य", यदि कोशिकाओं की सामग्री समान है, और "झूठ", यदि कोशिकाओं की सामग्री भिन्न है। तुलना किए गए मानों के कॉलम की पूरी ऊंचाई पर सूत्र को फैलाकर, अलग-अलग सेल ढूंढना बहुत आसान होगा।

यदि आपको केवल कॉलम में अंतर की उपस्थिति या अनुपस्थिति को सत्यापित करने की आवश्यकता है, तो आप मेनू आइटम का उपयोग कर सकते हैं "ढूंढें और चुनें", टैब पर "घर". ऐसा करने के लिए, आपको पहले तुलना किए जा रहे कॉलम का चयन करना होगा, और फिर आवश्यक मेनू आइटम का चयन करना होगा। ड्रॉप-डाउन सूची में आपको चयन करना होगा "कोशिकाओं का एक समूह चुनें...", और दिखाई देने वाली विंडो में चयन करें "रेखा के अनुसार अंतर".

क्रमबद्ध मानों में अंतर का सशर्त स्वरूपण
यदि चाहें, तो आप सेल को भरकर, टेक्स्ट का रंग बदलकर, आदि द्वारा विभिन्न सेल पर सशर्त स्वरूपण लागू कर सकते हैं। इस मामले में, आपको आइटम का चयन करना होगा "सशर्त स्वरूपण", ड्रॉप-डाउन सूची में जिसे हम चुनते हैं "नियम प्रबंधन".

नियम प्रबंधक में, आइटम का चयन करें "नियम बनाएं", और नियम बनाने में हम चयन करते हैं . अब हम फॉर्मूला सेट कर सकते हैं "=$बी3<>$C3"फ़ॉर्मेट किए जाने वाले सेल को परिभाषित करने के लिए, और बटन पर क्लिक करके इसके लिए फ़ॉर्मेट सेट करें "प्रारूप".

अब हमारे पास एक सेल चयन नियम है, फ़ॉर्मेटिंग सेट कर दी गई है, और तुलना की जाने वाली सेल की श्रेणी परिभाषित कर दी गई है। बटन दबाने के बाद "ठीक है", हमारे द्वारा निर्धारित नियम लागू किया जाएगा।

अव्यवस्थित मानों में अंतरों की तुलना करना और उन्हें स्वरूपित करना
एक्सेल तालिकाओं की तुलना क्रमबद्ध मानों की तुलना तक सीमित नहीं है। कभी-कभी आपको मिश्रित मानों की श्रेणियों की तुलना करनी पड़ती है जिसमें आपको यह निर्धारित करने की आवश्यकता होती है कि क्या एक मान अन्य मानों की श्रेणी में फिट बैठता है।

उदाहरण के लिए, हमारे पास मानों का एक सेट है, जो दो स्तंभों के रूप में स्वरूपित है, और उसी प्रकार के मानों का एक और सेट है। पहले सेट में हमारे पास 1 से 20 तक के सभी मान हैं, और दूसरे सेट में कुछ मान गायब हैं और अन्य मानों द्वारा डुप्लिकेट किए गए हैं। हमारा कार्य पहले सेट में उन मानों को उजागर करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग करना है जो दूसरे सेट में नहीं हैं।

प्रक्रिया इस प्रकार है: पहला डेटा सेट चुनें, जिसे हम कहते हैं "कॉलम 1", और मेनू में "सशर्त स्वरूपण"किसी आइटम का चयन करें "एक नियम बनाएं...". दिखाई देने वाली विंडो में, चुनें , आवश्यक सूत्र दर्ज करें "=COUNTIF($C$3:$D$12,A3)=0"और फ़ॉर्मेटिंग विधि का चयन करें.

हमारा सूत्र फ़ंक्शन का उपयोग करता है "काउंटिफ़", जो यह गिनता है कि किसी विशिष्ट सेल से कोई मान कितनी बार दोहराया गया है "ए3"एक निश्चित सीमा के भीतर "$C$3:$D$12", जो हमारा दूसरा कॉलम है। तुलना सेल मानों की श्रेणी में पहला सेल होना चाहिए जिस पर फ़ॉर्मेटिंग लागू की जाएगी।

बनाए गए नियम को लागू करने के बाद, मानों के दूसरे सेट में गैर-दोहराए जाने वाले मान वाले सभी कक्ष निर्दिष्ट रंग से हाइलाइट किए जाएंगे।

बेशक, एक्सेल में दो तालिकाओं की तुलना करने के लिए अधिक जटिल विकल्प हैं, जैसे नई और पुरानी मूल्य सूची में सामानों की तुलना करना। मान लीजिए कि कीमतों के साथ दो तालिकाएँ हैं, और नई तालिका में कीमतों के आगे आपको प्रत्येक उत्पाद के लिए पुरानी कीमतों को इंगित करने की आवश्यकता है, और सूचियों में उत्पादों के क्रम का सम्मान नहीं किया जाता है।

नई तालिका में कीमतों के आगे, अगले कॉलम के सेल में, आपको एक सूत्र लिखना होगा जो मूल्यों का चयन करेगा। सूत्र में हम फ़ंक्शन का उपयोग करेंगे "वीपीआर", जो उस पंक्ति के किसी भी कॉलम से एक मान लौटा सकता है जिसमें खोज शर्त पूरी हुई थी। फ़ंक्शन के सही ढंग से काम करने के लिए, यह आवश्यक है कि प्रत्येक पंक्ति के कॉलम में अद्वितीय मान हों जिनके द्वारा खोज की जाएगी। यदि मान दोहराए जाते हैं, तो केवल पहले पाए गए मान को ही ध्यान में रखा जाएगा।

हमें जिस सूत्र की आवश्यकता होगी वह इस प्रकार दिखेगा: "=VLOOKUP(B18,$B$3:$C$10,2,गलत)". पहला मान "बी18"वांछित उत्पाद नाम की पहली सेल से मेल खाता है। दूसरा अर्थ "$B$3:$C$10"मतलब पुराने मूल्य तालिका की सीमा का स्थायी पता, जिन मूल्यों की हमें आवश्यकता होगी। तीसरा अर्थ "2"मतलब चयनित रेंज से कॉलम नंबर, जिसके सेल में हम उत्पाद की पुरानी कीमत लेंगे। और आखिरी मतलब "झूठ"केवल मानों के सटीक मिलान के आधार पर खोज निर्दिष्ट करता है। नई तालिका के पूरे कॉलम में सूत्र को खींचने के बाद, हमें इस कॉलम में नई तालिका में उपलब्ध प्रत्येक आइटम के लिए पुराने मूल्य मान प्राप्त होंगे। अंतिम उत्पाद के नाम के विपरीत, सूत्र एक त्रुटि संदेश प्रदर्शित करता है "#एन/ए", जो पुरानी मूल्य सूची में इस नाम की अनुपस्थिति को दर्शाता है।

Excel में तालिकाओं की तुलना करने के लिए अनगिनत विकल्प हो सकते हैं, और उनमें से कुछ केवल VBA ऐड-इन का उपयोग करके ही किए जा सकते हैं।

कभी-कभी दो MS Excel फ़ाइलों की तुलना करने की आवश्यकता होती है। इसमें कुछ वस्तुओं की कीमतों में विसंगतियों का पता लगाना या किसी संकेत को बदलना शामिल हो सकता है, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता, मुख्य बात यह है कि कुछ विसंगतियों का पता लगाना आवश्यक है।

यह उल्लेख करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा कि यदि एमएस एक्सेल फ़ाइल में कुछ रिकॉर्ड हैं, तो स्वचालन का सहारा लेने का कोई मतलब नहीं है। यदि फ़ाइल में कई सौ या हजारों रिकॉर्ड हैं, तो कंप्यूटर की कंप्यूटिंग शक्ति की सहायता के बिना ऐसा करना असंभव है।

आइए एक ऐसी स्थिति का अनुकरण करें जहां दो फ़ाइलों में पंक्तियों की संख्या समान है, और विसंगति को एक विशिष्ट कॉलम या कई कॉलम में देखा जाना चाहिए। यह स्थिति संभव है, उदाहरण के लिए, यदि आपको दो मूल्य सूचियों के अनुसार माल की कीमत की तुलना करने की आवश्यकता है, या प्रशिक्षण सत्र से पहले और बाद में एथलीटों के माप की तुलना करने की आवश्यकता है, हालांकि इस तरह के स्वचालन के लिए उनमें से बहुत कुछ होना चाहिए।

एक कामकाजी उदाहरण के रूप में, आइए काल्पनिक प्रतिभागियों के प्रदर्शन के साथ एक फ़ाइल लें: 100-मीटर दौड़, 3000-मीटर दौड़, और पुल-अप। पहली फ़ाइल सीज़न की शुरुआत में एक माप है, और दूसरी सीज़न के अंत में माप है।

समस्या को हल करने का पहला तरीका. समाधान केवल MS Excel फ़ार्मुलों का उपयोग करना है।

चूंकि रिकॉर्ड लंबवत (सबसे तार्किक व्यवस्था) व्यवस्थित हैं, इसलिए फ़ंक्शन का उपयोग करना आवश्यक है। यदि आप रिकॉर्ड्स के क्षैतिज प्लेसमेंट का उपयोग करते हैं, तो आपको फ़ंक्शन का उपयोग करना होगा।

100 मीटर दौड़ के प्रदर्शन की तुलना करने के लिए सूत्र इस प्रकार है:
=IF(VLOOKUP($B2,Sheet2!$B$2:$F$13,3,TRUE)<>D2;D2-VLOOKUP($B2;Sheet2!$B$2:$F$13,3,TRUE);"कोई अंतर नहीं")
यदि कोई अंतर नहीं है, तो एक संदेश प्रदर्शित होता है कि कोई अंतर नहीं है; यदि कोई अंतर है, तो सीज़न के अंत में मूल्य को सीज़न के अंत में मूल्य से घटा दिया जाता है।

3000 मीटर दौड़ का फार्मूला इस प्रकार है:
=IF(VLOOKUP($B2,Sheet2!$B$2:$F$13,4,TRUE)<>E2;"वहां अंतर है";"कोई अंतर नहीं है")
यदि अंतिम और प्रारंभिक मान समान नहीं हैं, तो संबंधित संदेश प्रदर्शित होता है। पुल-अप्स का फॉर्मूला पिछले किसी के समान हो सकता है, इसे अतिरिक्त देने का कोई मतलब नहीं है। पाई गई विसंगतियों वाली अंतिम फ़ाइल नीचे दिखाई गई है।

थोड़ा स्पष्टीकरण. सूत्रों को पढ़ना आसान बनाने के लिए, दो फ़ाइलों से डेटा को एक (अलग-अलग शीट पर) में ले जाया गया, लेकिन ऐसा नहीं किया जा सका।

दो एमएस एक्सेल फाइलों की तुलना और कार्यों की तुलना करने वाला वीडियो।

समस्या को हल करने का दूसरा तरीका. एमएस एक्सेस का उपयोग कर समाधान।

यदि आप पहली बार MS Excel फ़ाइलों को Access में आयात करते हैं तो यह समस्या हल हो सकती है। जहाँ तक बाहरी डेटा आयात करने की विधि का सवाल है, विभिन्न फ़ील्ड खोजने में कोई अंतर नहीं है (प्रस्तुत विकल्पों में से कोई भी करेगा)।

उत्तरार्द्ध कनेक्शन का प्रतिनिधित्व करता है एक्सेल फ़ाइलेंऔर एक्सेस, इसलिए जब आप एक्सेल फ़ाइलों में डेटा बदलते हैं, तो एमएस एक्सेस में क्वेरी चलाने पर विसंगतियां स्वचालित रूप से पाई जाएंगी।

आयात करने के बाद अगला चरण तालिकाओं के बीच संबंध बनाना है। कनेक्टिंग फ़ील्ड के रूप में, अद्वितीय फ़ील्ड "आइटम नंबर" चुनें।
तीसरा चरण सृजन करना है सरल अनुरोधक्वेरी डिज़ाइनर का उपयोग करके चयन करना.

पहले कॉलम में हम इंगित करते हैं कि किन अभिलेखों को प्रदर्शित करने की आवश्यकता है, और दूसरे में - किन परिस्थितियों में अभिलेख प्रदर्शित किए जाएंगे। स्वाभाविक रूप से, दूसरे और तीसरे क्षेत्र के लिए क्रियाएँ समान होंगी।

एमएस एक्सेस का उपयोग करके एमएस फाइलों की एक्सेल से तुलना करने वाला वीडियो।

किए गए हेरफेर के परिणामस्वरूप, सभी रिकॉर्ड फ़ील्ड में अलग-अलग डेटा के साथ प्रदर्शित होते हैं: "100 मीटर दौड़ना।" एमएस एक्सेस फ़ाइल नीचे प्रस्तुत की गई है (दुर्भाग्य से, स्काईड्राइव एक्सेल फ़ाइल के रूप में एम्बेडिंग की अनुमति नहीं देता है)

एमएस एक्सेल तालिकाओं में विसंगतियां खोजने के लिए ये दो विधियां मौजूद हैं। प्रत्येक के फायदे और नुकसान दोनों हैं। जाहिर है, यह दो एक्सेल फाइलों के बीच तुलना की एक विस्तृत सूची नहीं है। हम टिप्पणियों में आपके सुझावों का इंतजार कर रहे हैं।

आइए लगभग समान संरचना वाली दो तालिकाओं की तुलना करें। तालिकाएँ अलग-अलग पंक्तियों में मानों में भिन्न होती हैं; कुछ पंक्ति नाम एक तालिका में दिखाई देते हैं, लेकिन दूसरे में नहीं हो सकते हैं।

इसे चादरों पर रहने दो जनवरीऔर फ़रवरीसंबंधित खातों के लिए अवधि के लिए टर्नओवर वाली दो तालिकाएँ हैं।

जैसा कि आंकड़ों से देखा जा सकता है, तालिकाएँ भिन्न हैं:

1. पंक्तियों (खाता नाम) की उपस्थिति (अनुपस्थिति)। उदाहरण के लिए, किसी शीट पर किसी तालिका में जनवरीवहाँ कोई गिनती 26 नहीं है (उदाहरण फ़ाइल देखें), और शीट पर तालिका में फ़रवरीखाता 10 और उसके उपखाते गायब हैं।
2. पंक्तियों में भिन्न-भिन्न मान. उदाहरण के लिए, खाता 57 के अनुसार, जनवरी और फरवरी का कारोबार मेल नहीं खाता।

यदि तालिका संरचनाएं लगभग समान हैं (अधिकांश खाता नाम (पंक्तियाँ) समान हैं, स्तंभों की संख्या और नाम समान हैं), तो आप दोनों तालिकाओं की तुलना कर सकते हैं। आइए दो तरीकों से तुलना करें: एक को लागू करना आसान है, दूसरा अधिक दृश्यमान है।

2 तालिकाओं की तुलना करने का एक सरल विकल्प

सबसे पहले, आइए यह निर्धारित करें कि कौन सी पंक्तियाँ (खाता नाम) एक तालिका में मौजूद हैं लेकिन दूसरी में नहीं। फिर, जिस तालिका में कम पंक्तियाँगायब है (सबसे पूर्ण तालिका में), हम सभी कॉलमों में अंतर (जनवरी और फरवरी के लिए टर्नओवर में अंतर) का प्रतिनिधित्व करने वाली एक तुलना रिपोर्ट प्रदर्शित करेंगे।

इस दृष्टिकोण का मुख्य नुकसान यह है कि तालिका तुलना रिपोर्ट में वे पंक्तियाँ शामिल नहीं हैं जो सबसे पूर्ण तालिका से गायब हैं। उदाहरण के लिए, जिस मामले पर हम विचार कर रहे हैं, उसमें सबसे पूर्ण तालिका शीट पर दी गई तालिका है जनवरी,जिसमें फरवरी तालिका से खाता संख्या 26 गायब है।

यह निर्धारित करने के लिए कि दोनों तालिकाओं में से कौन सी सबसे पूर्ण है, आपको 2 प्रश्नों के उत्तर देने होंगे: फरवरी तालिका में कौन से खाते जनवरी तालिका में गायब हैं? और जनवरी तालिका में कौन से खाते जनवरी तालिका से गायब हैं?

यह सूत्रों का उपयोग करके किया जा सकता है (कॉलम ई देखें): = IF(END(VLOOKUP(A7,जनवरी!$A$7:$A$81,1,0));"नहीं","हां")और = IF(END(VLOOKUP(A7,फरवरी!$A$7:$A$77,1,0));"नहीं","हां")

हम सूत्रों का उपयोग करके खातों के कारोबार की तुलना करेंगे: = IF(END(VLOOKUP($A7,फरवरी!$A$7:$C77,2,0)),0,VLOOKUP($A7,फरवरी!$A$7:$C77,2,0))-B7और = IF(END(VLOOKUP($A7,फरवरी!$A$7:$C77,3,0)),0,VLOOKUP($A7,फरवरी!$A$7:$C77,3,0))-C7

यदि कोई संगत पंक्ति नहीं है, तो VLOOKUP() फ़ंक्शन #N/A त्रुटि लौटाता है, जिसे END() और IF() फ़ंक्शन के संयोजन द्वारा संसाधित किया जाता है, त्रुटि को 0 से बदल दिया जाता है (यदि पंक्ति गायब है) या संबंधित कॉलम से एक मान के साथ।

आप इसका उपयोग विसंगतियों को उजागर करने के लिए कर सकते हैं (उदाहरण के लिए, लाल रंग में)।

2 तालिकाओं की तुलना करने के लिए एक अधिक दृश्य विकल्प (लेकिन अधिक जटिल)

लेख में हल की गई समस्या के अनुरूप, आप खाता नामों की एक सूची तैयार कर सकते हैं, जिसमें दोनों तालिकाओं से सभी खाता नाम शामिल हैं (दोहराव के बिना)। फिर कॉलम द्वारा अंतर प्रदर्शित करें।

ऐसा करने के लिए आपको चाहिए:

1. = का उपयोग करना IFERROR(IFERROR(सूचकांक(जनवरी,MATCH(0,COUNTIF(A$4:$A4,जनवरी),0)), सूचकांक(फरवरी,MATCH(0,COUNTIF(A$4:$A4,फरवरी),0))) ;"")कॉलम ए में दोनों तालिकाओं से खातों की एक सूची बनाएं (दोहराव के बिना);
2. = का उपयोग करना IFERROR (सूचकांक (सूची, मिलान) (छोटा (गिनती (सूची, "<"&Список); СТРОКА()-СТРОКА($B$4)); СЧЁТЕСЛИ(Список; "<"&Список); 0));"") , जहां सूची है

लेख निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर प्रदान करता है:

• Excel में दो तालिकाओं की तुलना कैसे करें?
• Excel में जटिल तालिकाओं की तुलना कैसे करें?
• VLOOKUP() फ़ंक्शन का उपयोग करके Excel में तालिकाओं की तुलना कैसे करें?
• अद्वितीय पंक्ति पहचानकर्ता कैसे उत्पन्न करें यदि उनकी विशिष्टता प्रारंभ में कई स्तंभों में मानों के एक सेट द्वारा निर्धारित की जाती है?
• सूत्रों की प्रतिलिपि बनाते समय सूत्रों में सेल मान कैसे ठीक करें?

बड़ी मात्रा में जानकारी के साथ काम करते समय, उपयोगकर्ता को दो सारणीबद्ध डेटा स्रोतों की तुलना करने जैसे कार्य का सामना करना पड़ सकता है। एकीकृत लेखा प्रणाली में डेटा संग्रहीत करते समय (उदाहरण के लिए, 1सी एंटरप्राइज पर आधारित सिस्टम, एसक्यूएल डेटाबेस का उपयोग करने वाले सिस्टम), सिस्टम या डीबीएमएस में निर्मित क्षमताओं का उपयोग डेटा की तुलना करने के लिए किया जा सकता है। एक नियम के रूप में, ऐसा करने के लिए, एक प्रोग्रामर को शामिल करना पर्याप्त है जो डेटाबेस, या सॉफ़्टवेयर रिपोर्टिंग तंत्र के लिए एक क्वेरी लिखेगा। एक अनुभवी उपयोगकर्ता जिसके पास 1सी या एसक्यूएल क्वेरी लिखने का कौशल है, अनुरोध को संभाल सकता है।

समस्याएँ तब शुरू होती हैं जब डेटा तुलना कार्य को पूरा करने की तत्काल आवश्यकता होती है, और एक प्रोग्रामर को काम पर रखना और एक क्वेरी या प्रोग्राम रिपोर्ट लिखना कार्य को हल करने के लिए निर्धारित समय सीमा से अधिक हो सकता है। एक और समान रूप से आम समस्या विभिन्न स्रोतों से जानकारी की तुलना करने की आवश्यकता है। इस मामले में, प्रोग्रामर के लिए समस्या का विवरण दो प्रणालियों के एकीकरण जैसा लगेगा। ऐसी समस्या को हल करने के लिए अधिक उच्च योग्य प्रोग्रामर की आवश्यकता होगी और एकल सिस्टम में विकास करने की तुलना में अधिक समय भी लगेगा।

इन समस्याओं को हल करने के लिए, डेटा की तुलना करने के लिए Microsoft Excel स्प्रेडशीट संपादक का उपयोग करना आदर्श तकनीक है। अधिकांश सामान्य प्रबंधन और नियामक लेखा प्रणालियाँ एक्सेल प्रारूप में अपलोड करने का समर्थन करती हैं। इस कार्य के लिए इस ऑफिस सुइट के साथ काम करने के लिए केवल कुछ उपयोगकर्ता योग्यताओं की आवश्यकता होगी और प्रोग्रामिंग कौशल की आवश्यकता नहीं होगी।

आइए एक उदाहरण का उपयोग करके एक्सेल में तालिकाओं की तुलना करने की समस्या का समाधान देखें। हमारे पास दो टेबल हैं जिनमें अपार्टमेंट की सूची है। अपलोड स्रोत - 1सी एंटरप्राइज (निर्माण लेखांकन) और एक एक्सेल तालिका (बिक्री लेखांकन)। तालिकाएँ एक्सेल वर्कबुक में क्रमशः पहली और दूसरी शीट पर रखी जाती हैं।

हमारा काम पते के आधार पर इन सूचियों की तुलना करना है। पहली तालिका में इमारत के सभी अपार्टमेंट शामिल हैं। दूसरी तालिका में केवल बेचे गए अपार्टमेंट और खरीदार का नाम है। अंतिम लक्ष्य प्रत्येक अपार्टमेंट के लिए पहली तालिका में खरीदार का नाम प्रदर्शित करना है (उन अपार्टमेंटों के लिए जो बेचे जा चुके हैं)। कार्य इस तथ्य से जटिल है कि प्रत्येक तालिका में अपार्टमेंट का पता एक भवन का पता है और इसमें कई फ़ील्ड शामिल हैं: 1) भवन (घर) का पता, 2) अनुभाग (प्रवेश द्वार), 3) मंजिल, 4) पर संख्या मंजिल (उदाहरण के लिए, 1 से 4 तक) .

दो एक्सेल तालिकाओं की तुलना करने के लिए, हमें यह सुनिश्चित करना होगा कि दोनों तालिकाओं में प्रत्येक पंक्ति की पहचान एक फ़ील्ड से हो, न कि चार से। आप कॉन्टेनेट() फ़ंक्शन के साथ चार पता फ़ील्ड के मानों को जोड़कर ऐसा फ़ील्ड प्राप्त कर सकते हैं। कॉन्टेनेट () फ़ंक्शन का उद्देश्य एकाधिक टेक्स्ट मानों को एक स्ट्रिंग में संयोजित करना है। फ़ंक्शन में मानों को ";" प्रतीक द्वारा अलग करके सूचीबद्ध किया गया है। मान या तो सेल पते या उद्धरण चिह्नों में निर्दिष्ट मनमाना पाठ हो सकते हैं।

स्टेप 1।आइए पहली तालिका की शुरुआत में एक खाली कॉलम "ए" डालें और डेटा के साथ पहली पंक्ति के सामने इस कॉलम के सेल में सूत्र लिखें:
=CONCATENATE(B3;"-";C3;"-";D3;"-";E3)
दृश्य धारणा में आसानी के लिए, हमने विलय की जा रही कोशिकाओं के मूल्यों के बीच "-" प्रतीक रखे हैं।

चरण दो।आइए सूत्र को कॉलम ए में निम्नलिखित कोशिकाओं में कॉपी करें।

चरण 4।एक्सेल तालिकाओं की मूल्यों के आधार पर तुलना करने के लिए, VLOOKUP() फ़ंक्शन का उपयोग करें। VLOOKUP() फ़ंक्शन का उद्देश्य तालिका के सबसे बाएं कॉलम में एक मान ढूंढना और उसी पंक्ति के निर्दिष्ट कॉलम में मौजूद सेल का मान लौटाना है। पहला पैरामीटर वांछित मान है. दूसरा पैरामीटर वह तालिका है जिसमें मान खोजा जाएगा। तीसरा पैरामीटर उस कॉलम की संख्या है जिसके सेल से मिली पंक्ति में मान वापस किया जाएगा। चौथा पैरामीटर खोज प्रकार है: गलत - सटीक मिलान, सत्य - अनुमानित मिलान।चूँकि आउटपुट जानकारी को पहली तालिका में रखा जाना चाहिए (यह उसमें था कि हमें ग्राहकों के नाम जोड़ने की आवश्यकता थी), हम इसमें सूत्र लिखेंगे। आइए डेटा की पहली पंक्ति के सामने तालिका के दाईं ओर मुक्त कॉलम में एक सूत्र बनाएं:
=VLOOKUP(A3,Sheet2!$A$3:$F$10,6,FALSE)
जब आप सूत्रों की प्रतिलिपि बनाते हैं, तो स्मार्ट एक्सेल स्वचालित रूप से सेल एड्रेसिंग को बदल देता है। हमारे मामले में, प्रत्येक पंक्ति के लिए खोजा गया मान बदल जाएगा: A3, A4, आदि, लेकिन जिस तालिका में खोज की जा रही है उसका पता अपरिवर्तित रहना चाहिए। ऐसा करने के लिए, हम तालिका पता पैरामीटर में "$" प्रतीकों के साथ कोशिकाओं को ठीक करते हैं। "Sheet2!A3:F10" के बजाय हम "Sheet2!$A$3:$F$10" बनाते हैं।