Средства для работы с таблицами в MS Word реализованы весьма удобно. Это, конечно, не Excel, тем не менее, создавать и изменять таблицы в этой программе можно, а большего, зачастую, и не требуется.
Так, к примеру, скопировать готовую таблицу в Ворде и вставить ее в другое место документа, а то и в совершенно другую программу, не составит труда. Задача заметно усложняется, если требуется скопировать таблицу с сайта и вставить ее в Word. Именно о том, как это сделать, мы и расскажем в этой статье.
Таблицы, представленные на различных сайтах в интернете, могут заметно отличаться не только визуально, но и по своей структуре. Следовательно, после вставки в Word они тоже могут выглядеть по-разному. И все же, при наличии так называемого скелета, заполненного данными, которые разбиты на столбцы и строки, всегда можно придать таблице желаемый вид. Но для начала, конечно же, нужно вставить ее в документ.
1. Зайдите на сайт, с которого вам необходимо скопировать таблицу, и выделите ее.
- Совет:
Начинайте выделять таблицу с ее первой ячейки, расположенной в верхнем левом углу, то есть, там, где берут начало ее первые столбец и строка. Заканчивать выделение таблицы необходимо на диагонально противоположном углу — правом нижнем.
2. Скопируйте выделенную таблицу. Для этого нажмите “CTRL+C” или кликните правой кнопкой мышки на выделенной таблице и выберите “Копировать” .
3. Откройте документ Ворд, в который нужно вставить эту таблицу, и кликните левой кнопкой мышки в том месте, где она должна располагаться.
4. Вставьте таблицу, нажав “CTRL+V” или выбрав пункт “Вставить” в контекстном меню (вызывается одним кликом правой кнопкой мышки).
5. Таблица будет вставлена в документ практически в том же виде, в котором она была на сайте.
Примечание: Будьте готовы к тому, что “шапка” таблицы может съехать в сторону. Связано это с тем, что она может быть добавлена на сайте в качестве отдельного элемента. Так, в нашем случае это просто текст над таблицей, а не ячейки.
Кроме того, если в ячейках есть элементы, которые не поддерживает Ворд, они вообще не будут вставлены в таблицу. В нашем примере таковыми оказались кружки со столбца “Форма”. Также, символика команда “обрезалась”.
Изменение внешнего вида таблицы
Забегая вперед, скажем, что таблица, скопированная с сайта и вставленная в Word в нашем примере — довольно сложная, так как в ней помимо текста есть еще и графические элементы, нет визуальных разделителей столбцов, а есть только строки. С большинством таблиц придется повозиться значительно меньше, зато на таком непростом примере вы точно узнаете, как придать любой таблице “человеческий” вид.
Чтобы вам было проще понять, как и какие операции мы будем делать ниже, обязательно прочтите нашу статью о создании таблиц и работе с ними.
Выравнивание размеров
Первое, что можно и нужно сделать — отрегулировать размеры таблицы. Просто кликните по ее правому верхнему углу, чтобы отобразилась “рабочая” область, а затем потяните за маркер, расположенный в правом нижнем углу.
Также, если это необходимо, вы всегда можете переместить таблицу в любое место страницы или документа. Для этого кликните по квадрату с плюсиком внутри, который находится в левом верхнем углу таблицы, и потяните за него в нужном направлении.
Отображение границ таблицы
Если в вашей таблице, как в нашем примере, границы строк/столбцов/ячеек скрыты, для большего удобства работы с таблицей необходимо включить их отображение. Для этого выполните следующие действия:
1. Выделите таблицу, кликнув по “плюсику” в ее правом верхнем углу.
2. Во вкладке “Главная” в группе “Абзац” нажмите на кнопку “Границы” и выберите пункт “Все границы” .
3. Границы таблицы станут видимыми, теперь совместить и выровнять отдельную шапку с основной таблицей будет значительно проще.
Если это необходимо, вы всегда можете скрыть границы таблицы, сделав их полностью невидимыми. О том, как это сделать, вы можете узнать из нашего материала:
Как видите, в нашей таблице появились пустые столбцы, а также отсутствующие ячейки. Это все необходимо исправить, но прежде мы выровняем шапку.
Выравнивание шапки
Выровнять шапку таблицы в нашем случае можно только вручную, то есть, нужно вырезать текст из одной ячейки и вставить его в другую, в которой он находится на сайте. Так как столбец “Форма” у нас не скопировался, его мы просто удалим.
Для этого кликните по пустому столбцу правой кнопкой мышки, в верхнем меню нажмите кнопку “Удалить” и выберите пункт “Удалить столбец” .
В нашем примере пустых столбцов два, но в шапке одного из них есть текст, который должен находиться совершенно в другом столбце. Собственно, самое время перейти к выравниванию шапки. Если у вас ячеек (столбцов) в шапке столько же, сколько и во всей таблице, просто скопируйте его из одной ячейки и переместите в ту, где он находится на сайте. Повторите аналогичное действие для остальных ячеек.
- Совет:
Используйте для выделения текста мышку, обращая внимание на то, чтобы выделенным был только текст, от первой до последней буквы слова или слов, но не сама ячейка.
Для того, чтобы вырезать слово из одной ячейки, нажмите клавиши “CTRL+X” , чтобы вставить его, кликните в ячейке, в которую его нужно вставить, и нажмите “CTRL+V” .
Если по каким-то причинам вы не можете вставить текст в пустые ячейки, можно преобразовать текст в таблицу (только в случае, если шапка не является элементом таблицы). Однако, куда удобнее будет создать однострочную таблицу с таким же количеством столбцов, как и в той, что вы скопировали, и вписать в каждую ячейку соответствующие названия из шапки. О том, как создать таблицу, вы можете прочесть в нашей статье (ссылка выше).
Две отдельных таблицы, созданную вами однострочную и основную, скопированную с сайта, нужно объединить. Для этого воспользуйтесь нашей инструкцией.
Непосредственно в нашем примере для того, чтобы выровнять шапку, а вместе с тем еще и удалить пустой столбец, необходимо сначала отделить шапку от таблицы, выполнить необходимые манипуляции с каждой из ее частей, а затем снова объединить эти таблицы.
До объединения две наших таблицы выглядят вот так:
Как вы видите, количество столбцов все еще отличается, а значит, нормально объединить две таблицы пока что не получится. В нашем случае мы поступим следующим образом.
1. Удаляем ячейку “Форма” в первой таблице.
2. Добавим в начале этой же таблицы ячейку, в которой будет указано “№”, так как в первом столбце второй таблицы есть нумерация. Также мы добавим ячейку с названием “Команды”, которая отсутствует в шапке.
3. Удалим столбец с символикой команд, который, во-первых, криво скопировался с сайта, во-вторых, нам попросту не нужен.
4. Теперь количество столбцов в обеих таблицах совпадает, значит, мы можем их объединить.
5. Готово — таблица, скопированная с сайта, имеет вполне адекватный вид, который далее вы можете изменять как угодно. Наши уроки вам в этом помогут.
Теперь вы знаете о том, как скопировать таблицу с сайта и вставить ее в Word. Кроме этого, из данной статьи вы также узнали, как справиться со всеми сложностями изменения и редактирования, с которыми можно иногда столкнуться. Напомним, таблица в нашем примере была действительно сложной, в плане своего выполнения. Благо, большинство таблиц таких проблем не вызывают.
PDF — разрабатывался как формат представления книг и журналов на компьютерах. В быту и бизнесе чаще всего применяется для создания, так сказать, неизменяемых документов. К примеру, вы создали таблицу с тарифами или договор и вам нужно переслать его клиенту, чтобы клиент ничего там не менял лучше всего сохранить в PDF. Ведь Excel можно легко , даже если его защитить паролем.
XML — разрабатывался как язык удобный для обработки документов программами и удобный и понятный для работы с документом человеком. Можно сказать формат, специально созданный для Интернета. Очень часто через такой универсальный язык проходят обмены между двумя программами. К примеру, автоматическая выгрузка из Access и загрузка в 1С.
Полный список доступных форматов показан на картинке:
Как и показано ранее, для сохранения Excel в PDF нужно зайти в меню, выбрать Сохранить как — далее пункт PDF или XPS (на первой картинке).
XPS — это тоже специальный формат для защиты содержания документа, можно сказать электронный лист бумаги.
Excel в JPEG или PNG
Для формата картинки нет специальной функции сохранения, но зато это довольно просто сделать средствами Windows.
В первую очередь, почти на каждой клавиатуре есть специальная кнопка Print Screen (скриншот экрана), расположена она правее F12. Написано на ней чаще всего что-нибудь типа PrtScn или Prt Sc.
После нажатия этой кнопки картинка с изображением экрана сохраняется и вы можете вставить ее куда угодно: в письмо, в Word или в программу Paint. Из Paint уже можно сохранить и в JPEG и PNG.
Если нужно копировать только активное окно, нажмите Alt + PrtScn — описано подробнее .
Еще проще найти программу ножницы (начиная в Windows 7 встроена). Пуск — все программы — Стандартные там есть эти самые ножницы — теперь вы можете выделять любой фрагмент и тут же сохранять в нужном формате рисунка. Удобно — рекомендую тем, кто не пользуется.
Если у вас MAC — для скриншота нажмите Shift + Command + 3
Cохранить Excel в XML
Опять же как показано на большой картинке жмем левой кнопкой мыши на Сохранить как — далее откроется окно сохранения в окошке Тип файла ищем XML-данные (*.xml).
Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях:Если при сохранении появляется ошибка, сохраните в формате таблица XML 2003, тоже есть в списке. Чаще всего это происходит т.к. XML документ может не воспринять более 65 тыс строк, а 2003 формат их обрезает!
Этот вопрос возникает, если вы натыкаетесь в Интернете на какие-то данные, представленные в виде таблицы, и хотите их сохранить в формате Microsoft Word (возможно, предварительно отредактировав). Если просто открыть сохраненную HTML-страницу в Word и затем попробовать ее сохранить «как документ Word», то у вас сохранится изначальный формат страницы, который едва ли приемлем в качестве самостоятельного документа, а вычищать его от всего лишнего – замучаетесь.
Самое простое – перенести таблицу через буфер обмена. Это можно сделать прямо из любого браузера или предварительно сохранив страницу в дисковом файле, а затем открыв ее в Word. В последнем варианте проще выделить именно таблицу, не захватив никаких лишних элементов, – при наведении курсора на таблицу все версии Word после XP показывают рядом с таблицей в левом верхнем углу значок, при щелчке на котором выделится вся таблица (можно также нажать на сочетание клавиш
Изменить вид рамки такой таблицы можно, выбрав для нее новый стиль. В Word 2003 это делается через меню с неочевидным названием Таблица | Автоформат таблицы и последующим выбором из списка одного из стилей рамки (самый простой называется Сетка таблицы 1). В новых версиях это еще проще, потому что несколько стилей таблицы светятся прямо на вкладке Конструктор, а остальные несколько десятков доступны через нижнюю кнопочку справа от них (на нее указывает курсор на рис. З.3). В том числе там имеется и самая простая таблица с тонкими черными линиями.
Рис. З.3. Стили таблиц Office 2007
Обычно этого недостаточно – приходится еще сменить шрифт, задать ему черный цвет, поудалять гиперссылки (цветные шрифты при печати на обычном черно – белом лазерном принтере будут отображаться некрасивыми оттенками серого в мелкую сеточку), отформатировать при необходимости абзацы. Но это все равно несравненно проще, чем создавать такую таблицу с нуля, перенося ее ячейку за ячейкой.
Новый документ во время его создания находится в памяти компьютера, и, если его не сохранить на диске, то после закрытия приложения (в данном случае Excel) этот документ исчезнет и восстановить его будет невозможно. Иногда документ действительно может быть «одноразовым», т. е. его создают только для того, чтобы воспользоваться им один раз (например, напечатать). Однако, в большинстве случаев созданный документ требуется сохранить для того, чтобы в дальнейшем с ним можно было работать. Кроме этого, как правило, сохранять требуется и уже существующий на диске документ, если в него были внесены изменения. Для сохранения документа следует выполнить одно из следующих действий: - выбрать инструмент Сохранить Щ панели Стандартная; - нажать комбинацию Ctrl+S (Save) или Shift+F12; - выполнить команду Сохранить (Файл).
Если вновь созданный документ сохраняется впервые, то появляется окно сохранения, в котором необходимо: » 1) выбрать диск, на котором будет сохраняться файл, для чего следует открыть закрытый список Папка и щелкнуть по строке с именем диска; 2) перейти в каталог, в котором будет сохраняться файл; 3) в поле ввода Имя файла ввести имя сохраняемого файла; 4) нажать клавишу Enter или щелкнуть по кнопке Сохранить. Для перехода в нужный каталог можно использовать следующие приемы: вход в каталог - двойной щелчок по каталогу (по имени или по рисунку) в списке каталогов и файлов; выход из каталога (переход в каталог более высокого уровня) - щелчок по инструменту Вверх или комбинация Alt+2; » возвращение в предыдущий (последний) каталог - щелчок по левой секции инструмента Назад или комбинация Alt+1; « возвращение в один из предыдущих каталогов - щелчок по правой секции инструмента Назад и щелчком выбор каталога в появившемся списке. Расширение файла при вводе имени набирать не обязательно, оно будет присваиваться автоматически. Файл книги Excel будет иметь расширение xls.
Для задания имени сохраняемого файла можно использовать закрытый список Имя файла, в котором сохраняются ранее набиравшиеся имена документов. Свойства форма, при которой перечень представляется в виде списка, а при щелчке по файлу из списка, справа от него появляется краткое описание его свойств (см. п. 3.2.5). Выбор формы представления можно также выполнять, щелкая по левой секции инструмента Вид или нажимая комбинацию Alt+б. Формы представления будут последовательно изменяться. Наиболее часто используемой и удобной является форма Список. Формы Таблица и Свойства применяются по мере необходимости.
Использование же других форм не представляет большого практического интереса.
Записывание таблиц Эксель в компьютер называется сохранение . Это такой процесс, при котором мы делаем из таблицы файл и вносим его на Локальный диск . Потом файл с таблицей можно открыть на компьютере, перенести на флешку, отправить по интернету.
Как сохранить таблицу Excel
1 . Нажмите на надпись «Файл» в левом верхнем углу программы.
Если такой надписи нет, щелкните по круглой кнопке с цветными квадратами. Она тоже находится в левом верхнем углу Экселя.
2 . Из списка выберите пункт «Сохранить как».
3 . Откроется небольшое окно. Через него нужно выбрать место на компьютере, куда следует записать таблицу. Сделать это можно через левую часть.
Затем открываю папку «Отчеты».
Если нужной папки нет, ее можно создать прямо в окошке. Для этого нажать на кнопку «Новая папка» вверху.
Проверяю, правильно ли выбрано место для сохранения. Оно будет написано в верхней части окна.
4 . Напечатайте название для вашего файла или оставьте таким, как предлагает компьютер. Название можно поменять в нижней части, в строке «Имя файла».
Окошко исчезнет - это будет означать, что файл с таблицей записался в указанное место.
Теперь можно закрыть программу Excel и попробовать найти записанный файл в компьютере. Для этого откройте место, которое выбрали при сохранении. Там должен быть файл с указанным названием или стандартным именем «Книга 1».
Важно! При составлении таблицы лучше время от времени ее сохранять. Для этого используйте вот такую кнопку в верхнем левом углу программы:
Нажав на нее, таблица перезапишется. То есть записанный ранее вариант заменится новым. Это нужно, чтобы случайно не потерять данные. Ведь если в компьютере произойдет сбой (зависание, отключение электричества), то велика вероятность потери таблицы.
